I. Tổng quan về thủ tục nhận hàng tại sân bay Tân Sơn Nhất

Với hàng nhập khẩu đường hàng không, việc nhận hàng tại sân bay Tân Sơn Nhất không chỉ là hàng đáp xuống rồi ra kho lấy về. Doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các điểm quan trọng như: hàng về kho TCS hay SCSC, bộ chứng từ gồm những gì, AWB / MAWB / HAWB dùng để đối chiếu ra sao, tờ khai hải quan cần xử lý thế nào và các khoản thuế, phí liên quan được thực hiện ở bước nào.

So với hàng đường biển, hàng air có tốc độ xử lý nhanh hơn, nên chứng từ, hải quan, kho hàng và hiện trường cần được phối hợp sớm hơn. Khi chuẩn bị đúng từ đầu, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn và hạn chế phải bổ sung hồ sơ khi hàng đã về sân bay.

Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ thủ tục nhận hàng tại sân bay Tân Sơn Nhất, từ cách chuẩn bị hồ sơ, xác định kho hàng, phân biệt các loại AWB đến những điểm cần lưu ý khi làm thủ tục hải quan và nhận hàng air tại kho.

II. Thủ tục nhận hàng tại sân bay Tân Sơn Nhất thường bắt đầu từ đâu?

i. Không bắt đầu từ lúc ra kho, mà bắt đầu từ lúc rà bộ hồ sơ

Với hàng air, thời gian xử lý thường ngắn hơn hàng sea. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị bộ hồ sơ trước khi hàng về thay vì chờ đến lúc có thông báo hàng đến mới bắt đầu gom chứng từ.

Thông thường, một lô hàng nhập khẩu đường hàng không cần được rà trước các giấy tờ cốt lõi như AWB, có thể là MAWB hoặc kết hợp MAWB với HAWB tùy mô hình vận chuyển. Bên cạnh đó còn có invoice, packing list, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền, tờ khai hải quan nhập khẩu và các giấy phép hoặc hồ sơ chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện quản lý.

Việc rà hồ sơ sớm giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi hàng đáp xuống sân bay. Khi bộ chứng từ đã sạch và các thông tin chính đã khớp, khâu ra kho nhận hàng sẽ thuận hơn rất nhiều.

ii. Cần xác định đúng kho hàng: TCS hay SCSC

Một điểm rất thực tế trong thủ tục nhận hàng tại sân bay Tân Sơn Nhất là doanh nghiệp cần biết lô hàng sẽ được xử lý tại TCS hay SCSC.

Nhìn qua, đây chỉ là thông tin kho. Nhưng trong thực tế, nó ảnh hưởng đến đường đi hiện trường, quy trình đóng phí, cách nhận chứng từ và nhịp xử lý của cả lô hàng. Khi xác định đúng kho hàng từ đầu, nhân sự hiện trường sẽ chủ động hơn, hạn chế tình trạng phải hỏi lại hoặc di chuyển sai điểm xử lý.

III. Những điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi nhận hàng air tại sân bay

i. Tốc độ của hàng air khiến việc chuẩn bị cần sớm hơn

Hàng air có ưu điểm lớn là nhanh. Nhưng chính vì nhanh, doanh nghiệp cũng có ít thời gian hơn để xử lý các điểm chưa rõ trong hồ sơ.

Nếu AWB chưa được đối chiếu, giấy ủy quyền chưa chuẩn bị đúng, invoice và packing list chưa khớp, hoặc phần thuế và hồ sơ chuyên ngành chưa được rà trước, doanh nghiệp sẽ phải xử lý nhiều việc cùng lúc khi hàng đã về.

Vì vậy, với hàng air, điều quan trọng không phải là chờ hàng đáp rồi mới bắt đầu làm, mà là chuẩn bị trước một nhịp để khi hàng về, các bước sau có thể triển khai liền mạch hơn.

ii. Thủ tục nhận hàng air là một chuỗi phối hợp

Một sai lầm khá phổ biến là xem thủ tục nhận hàng air như các bước rời nhau: có thông báo hàng đến, lấy chứng từ, khai hải quan, đóng phí, ra kho nhận hàng.

Thực tế, các bước này liên quan chặt với nhau. Bộ chứng từ phải khớp, tờ khai phải đi đúng nhịp, thuế và phí phải được xử lý kịp, kho hàng phải xác định đúng, và nếu có kiểm tra chuyên ngành thì hồ sơ cần được chuẩn bị từ trước.

Khi nhìn theo góc độ phối hợp, doanh nghiệp sẽ dễ hiểu hơn vì sao cùng một quy trình, nhưng đơn vị có kinh nghiệm thường xử lý nhanh và ít bị động hơn.

IV. Bộ hồ sơ nào thường cần chú ý khi nhận hàng air?

i. AWB, MAWB và HAWB

Với hàng air, AWB là chứng từ nền để đối chiếu thông tin lô hàng. Tuy nhiên, trong thực tế, doanh nghiệp có thể gặp nhiều lớp chứng từ khác nhau.

Có lô hàng đi theo MAWB. Có lô hàng đi qua forwarder nên cần nhìn cả MAWB và HAWB. Nếu doanh nghiệp chưa phân biệt rõ các loại AWB này, rất dễ rối ở bước đối chiếu thông tin và làm việc với forwarder hoặc kho hàng.

Hiểu đơn giản, MAWB thường phản ánh lớp vận chuyển chính với hãng bay, còn HAWB thường xuất hiện khi hàng đi qua forwarder. Doanh nghiệp không nhất thiết phải học quá sâu về thuật ngữ, nhưng cần biết mình đang dùng chứng từ nào để đối chiếu với bên nào.

ii. Giấy giới thiệu và giấy ủy quyền

Giấy giới thiệu và giấy ủy quyền là những giấy tờ nhìn khá đơn giản nhưng lại rất dễ gây mất thời gian nếu chuẩn bị không kỹ.

Có những lô hàng hồ sơ thương mại khá đầy đủ, nhưng khi ra đến hiện trường mới phát hiện giấy giới thiệu chưa đúng người đi nhận, giấy ủy quyền thiếu thông tin hoặc chưa phù hợp với yêu cầu xử lý của bên liên quan.

Đây không phải lỗi nghiệp vụ lớn, nhưng lại là lỗi rất thực tế trong quá trình nhận hàng air. Doanh nghiệp nên chuẩn bị và kiểm tra các giấy này trước khi cử nhân sự ra kho.

iii. Invoice và packing list

Trong nhiều lô hàng, invoice và packing list vẫn là hai chứng từ cần được rà kỹ nhất. Đây là cơ sở để đối chiếu tên hàng, số lượng, quy cách, trọng lượng và các thông tin phục vụ khai báo.

Nếu tên hàng trên invoice ghi một cách, packing list ghi một cách khác, hoặc mô tả hàng quá ngắn, doanh nghiệp có thể phải dừng lại để rà lại trước khi đi tiếp. Với hàng air, những điểm lệch nhỏ này nên được xử lý sớm để tránh dồn việc vào lúc hàng đã về sân bay.

V. Thủ tục hải quan nhập khẩu hàng air ở sân bay Tân Sơn Nhất cần lưu ý gì?

i. Tờ khai hải quan là một bước trong toàn bộ chuỗi xử lý

Nhiều người nghĩ khó nhất là truyền tờ khai hải quan nhập khẩu. Nhưng với hàng air, tờ khai chỉ là một phần trong toàn bộ chuỗi xử lý.

Để tờ khai đi thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các thông tin về mã hàng, trị giá, thuế, chứng từ thương mại và các hồ sơ chuyên ngành nếu có. Nếu phần chuẩn bị trước khai báo chưa chắc, tờ khai sẽ trở thành nơi bộc lộ các điểm chưa rõ của bộ hồ sơ.

Một tờ khai đi trơn thường là kết quả của việc chuẩn bị kỹ từ trước, không chỉ là thao tác khai báo trên hệ thống.

ii. Kiểm tra chuyên ngành nên được rà từ sớm

Với những mặt hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp không nên chờ đến khi hàng về sân bay mới bắt đầu hỏi hồ sơ cần gì.

Phần này nên được rà từ giai đoạn chuẩn bị nhập hàng. Nếu hàng cần giấy phép, đăng ký kiểm tra hoặc tài liệu kỹ thuật, doanh nghiệp nên xác định sớm để không bị động khi hàng về.

Đây là một trong những điểm quan trọng giúp thủ tục nhận hàng tại sân bay diễn ra thuận hơn.

VI. Phí lưu kho hàng air và lý do doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ sớm

Khi làm nhận hàng tại sân bay Tân Sơn Nhất, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến phí lưu kho hàng air.

Hàng air thường được chọn vì cần tốc độ. Vì vậy, khi hàng đã về mà hồ sơ chưa sẵn, lợi thế nhanh của hàng air sẽ bị giảm đi. Doanh nghiệp không chỉ phát sinh thêm thời gian chờ, mà còn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch giao hàng, kế hoạch sản xuất hoặc kế hoạch phân phối phía sau.

Cách tốt nhất để hạn chế tình trạng này là chuẩn bị hồ sơ, xác định kho hàng và phối hợp với các bên liên quan trước khi hàng đáp xuống sân bay.

VII. Quy trình nhận hàng air tại Tân Sơn Nhất nên hiểu theo góc nào?

Nếu nhìn theo kiểu liệt kê, quy trình nhận hàng air có thể gồm các bước như: nhận thông báo hàng đến, chuẩn bị hồ sơ, khai hải quan, đóng thuế, ra kho, đóng phí và nhận hàng.

Tuy nhiên, trong thực tế, cách hiểu hữu ích hơn là nhìn toàn bộ quá trình theo ba nhóm việc chính.

i. Nhóm chứng từ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị và rà kỹ AWB, invoice, packing list, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu và các hồ sơ liên quan.

ii. Nhóm hải quan và thuế

Tờ khai cần được xử lý đúng nhịp, các khoản thuế và nghĩa vụ liên quan cần được chuẩn bị rõ.

iii. Nhóm hiện trường

Người đi nhận hàng cần biết hàng về kho nào, quy trình nhận tại kho ra sao, phí cần xử lý ở bước nào và cần mang theo giấy tờ gì.

Khi ba nhóm này được chuẩn bị đồng thời, việc nhận hàng air sẽ thuận lợi hơn nhiều so với cách làm từng bước rời rạc.

VIII. Những lỗi doanh nghiệp hay gặp khi nhận hàng air tại sân bay Tân Sơn Nhất

i. Đợi hàng đến mới bắt đầu rà hồ sơ

Đây là lỗi khá phổ biến. Với hàng air, việc chuẩn bị càng muộn thì áp lực xử lý càng lớn. Doanh nghiệp nên rà hồ sơ ngay khi có thông tin shipment và chứng từ dự kiến.

ii. Không rõ hàng về TCS hay SCSC

Việc chưa xác định rõ kho hàng có thể khiến hiện trường mất thời gian hỏi lại hoặc đi sai hướng xử lý. Đây là thông tin nên được xác nhận sớm.

iii. Chưa hiểu rõ quan hệ giữa MAWB và HAWB

Khi chưa phân biệt rõ các lớp AWB, doanh nghiệp dễ rối ở bước đối chiếu và làm việc với forwarder hoặc kho hàng.

iv. Giấy ủy quyền, giấy giới thiệu chuẩn bị sơ sài

Đây là nhóm giấy tờ đơn giản nhưng cần đúng thông tin. Nếu thiếu hoặc sai, việc nhận hàng có thể bị chậm lại.

v. Chưa rà sớm phần thuế và chuyên ngành

Một số lô hàng cần xử lý thêm về thuế, giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành. Nếu để đến khi hàng về mới kiểm tra, doanh nghiệp sẽ bị động hơn.

IX. Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì để nhận hàng air thuận lợi hơn?

i. Chuẩn bị sớm hơn một nhịp

Cách hiệu quả nhất không phải là chạy nhanh hơn ở hiện trường, mà là chuẩn bị sớm hơn trước khi hàng về.

Doanh nghiệp nên rà bộ chứng từ, xác định kho hàng, kiểm AWB, chuẩn bị giấy ủy quyền, giấy giới thiệu và kiểm tra trước các yêu cầu hải quan hoặc chuyên ngành nếu có.

ii. Đừng xem việc nhận hàng air chỉ là việc “ra kho lấy hàng”

Nhận hàng air là khâu cuối của một chuỗi xử lý. Nếu các bước trước đó được chuẩn bị tốt, khâu ra kho sẽ thuận hơn. Ngược lại, nếu chứng từ, khai báo hoặc hiện trường chưa sẵn, điểm nhận hàng sẽ là nơi lộ ra toàn bộ phần chưa chuẩn bị.

X. Kết luận: Chuẩn bị đúng từ đầu giúp nhận hàng air thuận lợi hơn

Thủ tục nhận hàng tại sân bay Tân Sơn Nhất là một công việc quen thuộc nhưng vẫn cần được chuẩn bị kỹ. Doanh nghiệp cần hiểu rõ bộ chứng từ, xác định hàng về TCS hay SCSC, phân biệt AWB / MAWB / HAWB, xử lý tờ khai hải quan nhập khẩu và chuẩn bị sẵn các giấy tờ cần thiết cho hiện trường.

Điều làm quá trình nhận hàng air thuận lợi hơn không phải là xử lý gấp khi hàng đã về, mà là chuẩn bị đúng từ đầu. Khi chứng từ sạch, hồ sơ hải quan rõ, kho hàng được xác định sớm và người đi nhận hàng có đủ giấy tờ, lô hàng sẽ có cơ hội được xử lý nhanh hơn và ít phát sinh hơn.

Với hàng air, tốc độ là lợi thế. Chuẩn bị tốt sẽ giúp doanh nghiệp giữ được lợi thế đó thay vì để thời gian bị mất ở khâu nhận hàng.