Làm Gì Khi Bị Hải Quan Giữ Hàng? Cách Xử Lý Nhanh Để Tránh Lưu Cont, Lưu Bãi

Hàng đã về nhưng chưa được lấy ra, chi phí thì bắt đầu tăng từng ngày. Khi hải quan giữ hàng, điều doanh nghiệp cần không phải là hoang mang, mà là xác định đúng nguyên nhân và xử lý đúng thứ tự. Nếu đi sai một bước, lô hàng có thể chậm thông quan lâu hơn, kéo theo phí lưu cont lưu bãi, lệch kế hoạch giao nhận và ảnh hưởng cả sản xuất phía sau.

Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nhìn rõ: vì sao hàng bị giữ, hải quan giữ hàng bao lâu, và nên xử lý thế nào để hạn chế phát sinh chi phí.

Vì sao doanh nghiệp thường bị rối khi hải quan giữ hàng?

Lý do lớn nhất là phần lớn doanh nghiệp chỉ biết hàng đang “bị giữ”, nhưng chưa biết chính xác hàng đang vướng ở khâu nào. Có nơi nghĩ ngay là do hải quan làm khó, nhưng thực tế lại là do bộ chứng từ chưa khớp. Có nơi tưởng chỉ cần bổ sung một giấy tờ là xong, nhưng sau đó mới phát hiện lô hàng còn vướng thêm kiểm tra chuyên ngành hoặc tham vấn giá hải quan.

Sự rối này thường đến từ 3 điểm:

Không xác định được đúng nguyên nhân giữ hàng ngay từ đầu
Không biết nên liên hệ ai và xử lý theo thứ tự nào
Không lường hết tốc độ tăng của các khoản chi phí đi kèm như lưu cont, lưu bãi, chậm giao hàng hoặc điều phối lại hiện trường

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp càng chậm xác định nguyên nhân thì càng dễ bị động. Khi đó, vấn đề không còn chỉ là một lô hàng bị đứng lại, mà là cả chuỗi kế hoạch phía sau cũng bị ảnh hưởng.

Hải quan giữ hàng là gì? Có phải lúc nào cũng do doanh nghiệp sai?

Hiểu đơn giản, hải quan giữ hàng là tình trạng lô hàng chưa được thông quan hoặc chưa được phép đưa ra khỏi khu vực giám sát cho đến khi doanh nghiệp hoàn tất các yêu cầu liên quan.

Điều quan trọng cần hiểu là: không phải cứ bị giữ hàng là doanh nghiệp đã vi phạm nặng. Có nhiều mức độ và nhiều nguyên nhân khác nhau, ví dụ:

Bộ hồ sơ còn thiếu hoặc có điểm chưa khớp
Khai báo có sai sót, chẳng hạn khai sai mã HS
Lô hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành
Cần xác minh lại trị giá khai báo, dẫn tới tham vấn giá hải quan
Có vấn đề về chính sách mặt hàng, giấy phép hoặc điều kiện nhập khẩu
Doanh nghiệp chưa hoàn tất nghĩa vụ tài chính hoặc thủ tục liên quan

Nói cách khác, hàng bị giữ có thể là dấu hiệu doanh nghiệp cần bổ sung hoặc làm rõ hồ sơ, chứ không phải lúc nào cũng là tình huống có tính chất xử phạt ngay lập tức. Tuy nhiên, dù là nguyên nhân nào, doanh nghiệp vẫn cần xử lý nhanh vì thời gian càng kéo dài thì chi phí càng tăng.

Hải quan giữ hàng bao lâu?

Đây là một trong những câu hỏi được tìm nhiều nhất: hải quan giữ hàng bao lâu.

Thực tế, không có một mốc thời gian cố định áp dụng cho mọi trường hợp. Thời gian giữ hàng phụ thuộc vào nguyên nhân cụ thể:

Trường hợp thiếu hồ sơ đơn giản

Nếu chỉ thiếu một số chứng từ cơ bản và doanh nghiệp có thể bổ sung ngay, thời gian xử lý có thể tương đối nhanh.

Trường hợp khai báo có sai sót

Nếu lô hàng bị giữ vì thông tin khai báo chưa khớp, chẳng hạn khai sai mã HS, mô tả hàng chưa rõ, hoặc lệch dữ liệu giữa chứng từ và tờ khai, thời gian xử lý sẽ phụ thuộc vào mức độ sai và khả năng điều chỉnh hồ sơ.

Trường hợp vướng kiểm tra chuyên ngành

Nếu hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, thời gian xử lý thường kéo dài hơn vì doanh nghiệp còn phải chờ các bước kiểm tra, kết quả chuyên ngành hoặc giấy tờ xác nhận từ đơn vị liên quan.

Trường hợp bị tham vấn giá

Nếu hải quan nghi ngờ trị giá khai báo và yêu cầu tham vấn giá hải quan, doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị thêm hồ sơ chứng minh, giải trình và chờ quy trình xử lý hoàn tất.

Nói ngắn gọn: hàng có thể được giải quyết nhanh nếu nguyên nhân rõ và hồ sơ được xử lý đúng. Nhưng nếu doanh nghiệp vừa thiếu thông tin, vừa không có người theo sát, thời gian giữ hàng có thể kéo dài hơn nhiều so với dự kiến.

Làm gì khi bị hải quan giữ hàng? 7 bước xử lý nên làm ngay

Khi lô hàng bị giữ, doanh nghiệp không nên xử lý theo cảm tính. Cách tốt nhất là đi đúng thứ tự.

Bước 1. Tra cứu ngay trạng thái tờ khai và xác định nguyên nhân

Việc đầu tiên cần làm là tra cứu trạng thái tờ khai để biết lô hàng đang vướng ở đâu. Doanh nghiệp cần làm rõ:

đang thiếu hồ sơ gì
có yêu cầu bổ sung gì không
có vướng chuyên ngành hay không
có bị yêu cầu giải trình trị giá, mã HS hay chính sách mặt hàng không

Nếu chưa xác định đúng nguyên nhân, mọi bước xử lý phía sau đều có nguy cơ sai hướng.

Bước 2. Rà lại toàn bộ bộ chứng từ

Sau khi biết tình trạng, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ bộ hồ sơ đang có, bao gồm:

invoice
packing list
vận đơn
hợp đồng
C/O nếu có
hồ sơ kỹ thuật, catalogue, mô tả hàng
giấy phép hoặc tài liệu chuyên ngành liên quan

Rất nhiều trường hợp hàng bị hải quan giữ là do chứng từ thiếu, sai hoặc không khớp nhau.

Bước 3. Kiểm tra lại mã HS và mô tả hàng hóa

Khai sai mã HS là một trong những nguyên nhân rất thường gặp. Nếu mã HS không phù hợp, doanh nghiệp có thể bị kéo theo nhiều vấn đề:

sai thuế
sai chính sách mặt hàng
sai yêu cầu hồ sơ
phải sửa hoặc giải trình thêm

Ngoài mã HS, mô tả hàng hóa trên tờ khai cũng cần đủ rõ. Nếu mô tả quá chung chung hoặc không phản ánh đúng bản chất hàng, nguy cơ bị giữ lại để làm rõ sẽ cao hơn.

Bước 4. Bổ sung hồ sơ còn thiếu càng sớm càng tốt

Nếu nguyên nhân nằm ở hồ sơ, doanh nghiệp nên ưu tiên chuẩn bị và nộp bổ sung ngay. Càng để lâu, khả năng phát sinh phí lưu cont lưu bãi càng tăng.

Khi làm bước này, cần lưu ý:

nộp đúng hồ sơ được yêu cầu
kiểm tra kỹ nội dung trước khi nộp
tránh nộp vội nhưng tiếp tục sai, khiến thời gian xử lý kéo dài thêm

Bước 5. Thực hiện nghĩa vụ tài chính nếu có

Có trường hợp lô hàng bị chậm do chưa hoàn tất phần tài chính liên quan đến tờ khai hoặc các khoản phải nộp. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra rõ:

thuế đã nộp đủ chưa
có khoản nào đang chờ xử lý không
có phát sinh nghĩa vụ nào mới sau khi rà lại hồ sơ không

Đây là bước không nên bỏ qua, vì có lúc doanh nghiệp tập trung quá nhiều vào chứng từ mà quên kiểm tra phần tài chính đi kèm.

Bước 6. Theo sát tiến độ xử lý từng ngày

Sau khi đã bổ sung hoặc giải trình, doanh nghiệp không nên chờ thụ động. Cần có người theo sát tiến độ, cập nhật liên tục để biết:

hồ sơ đã được tiếp nhận chưa
còn yêu cầu gì khác không
bước tiếp theo là gì
khi nào có thể hoàn tất thông quan hàng hóa

Trong tình huống hàng bị giữ, tốc độ theo sát rất quan trọng. Một ngày chậm cập nhật có thể kéo theo một ngày tăng chi phí.

Bước 7. Phối hợp với đơn vị logistics hoặc đơn vị khai báo có kinh nghiệm

Nếu doanh nghiệp chưa rõ nguyên nhân hoặc lô hàng đang vướng ở khâu khó như mã HS, trị giá, chuyên ngành, việc có đơn vị logistics hỗ trợ là rất cần thiết. Giá trị ở đây không chỉ là “đi hỏi hộ”, mà là:

giúp xác định đúng nguyên nhân
hỗ trợ sắp thứ tự xử lý
giảm thời gian đi lòng vòng giữa các khâu
hạn chế chậm thông quan và chi phí phát sinh thêm

Những nguyên nhân hàng bị giữ thường gặp nhất

HS CODE

Ngoài phần 7 bước xử lý, doanh nghiệp cũng nên nắm trước những nguyên nhân phổ biến để phòng ngừa cho các lô sau.

Thiếu hoặc sai chứng từ

Đây là nguyên nhân rất phổ biến. Chỉ cần invoice, packing list, hợp đồng hoặc hồ sơ kỹ thuật chưa khớp là lô hàng đã có thể bị giữ để làm rõ.

Khai sai mã HS

Như đã nói ở trên, khai sai mã HS không chỉ làm sai thuế mà còn có thể kéo sai toàn bộ chính sách áp cho mặt hàng.

Vướng kiểm tra chuyên ngành

Nhiều doanh nghiệp chỉ khi hàng về mới biết mặt hàng của mình thuộc diện kiểm tra chuyên ngành. Khi đó, thời gian xử lý gần như chắc chắn bị kéo dài.

Vướng trị giá khai báo

Nếu trị giá khai báo chưa thuyết phục hoặc có dấu hiệu cần làm rõ, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu tham vấn giá hải quan.

Chưa xử lý tốt hồ sơ từ trước khi hàng về

Nhiều doanh nghiệp để hàng gần cập cảng mới bắt đầu gom hồ sơ, kiểm tra mã HS hoặc hỏi thủ tục. Đây là nguyên nhân khiến lô hàng đầu tiên rất dễ bị rối.

Doanh nghiệp có thể phát sinh những chi phí gì khi hàng bị giữ?

Điểm đau nhất khi hải quan giữ hàng không chỉ là chậm, mà là chi phí đi kèm tăng rất nhanh.

Phí lưu cont, lưu bãi

Đây là khoản doanh nghiệp thường cảm nhận rõ nhất. Hàng nằm càng lâu, nguy cơ phát sinh phí lưu cont lưu bãi càng lớn.

Chậm giao hàng

Nếu hàng nhập về để phục vụ sản xuất hoặc giao khách, việc chậm thông quan sẽ kéo theo lệch toàn bộ kế hoạch.

Tăng chi phí nội bộ

Doanh nghiệp có thể phải huy động thêm người xử lý hồ sơ, thay đổi kế hoạch kho, đổi lịch xe hoặc dời kế hoạch xuống hàng.

Áp lực lên dòng tiền và vận hành

Hàng chưa thông quan nghĩa là vốn đang nằm ở lô hàng nhưng chưa thể đưa vào sử dụng, trong khi kế hoạch sản xuất hoặc giao hàng vẫn bị treo.

Khi nào nên nhờ đơn vị logistics hỗ trợ?

Doanh nghiệp nên cân nhắc nhờ hỗ trợ nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:

Không rõ vì sao lô hàng bị giữ
Không chắc hồ sơ đang thiếu gì
Hàng vướng kiểm tra chuyên ngành
Có dấu hiệu tham vấn giá hải quan
Có khả năng khai sai mã HS
Cần xử lý nhanh để giảm phí lưu cont lưu bãi
Doanh nghiệp chưa có nhân sự chuyên trách theo sát hồ sơ

Trong các trường hợp này, việc có đơn vị logistics hoặc đơn vị khai báo có kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với tự xử lý trong trạng thái bị động.

Làm sao để giảm rủi ro hải quan giữ hàng ở những lô sau?

Sau khi xử lý xong lô hàng đang bị giữ, doanh nghiệp nên rút kinh nghiệm ngay để tránh lặp lại.

Một số điểm nên làm:

kiểm tra chính sách mặt hàng từ trước khi hàng đi
rà mã HS sớm
yêu cầu nhà cung cấp gửi chứng từ trước
chuẩn bị đủ hồ sơ chuyên ngành nếu có
không để hàng gần về mới bắt đầu kiểm tra thủ tục
làm việc sớm với đơn vị logistics nếu mặt hàng phức tạp

Phòng ngừa tốt luôn rẻ hơn xử lý khi hàng đã bị giữ.

Kết luận

Khi gặp tình huống hải quan giữ hàng, điều doanh nghiệp cần nhất không phải là xử lý vội, mà là xử lý đúng thứ tự. Trước hết phải xác định rõ nguyên nhân, tra cứu trạng thái tờ khai, rà lại hồ sơ, kiểm tra mã HS, bổ sung chứng từ và theo sát tiến độ từng ngày. Nếu lô hàng vướng kiểm tra chuyên ngành, tham vấn giá hải quan hoặc có nguy cơ chậm thông quan kéo dài, doanh nghiệp càng nên có đơn vị logistics hỗ trợ sớm để giảm rủi ro.

Quan trọng hơn, khi hàng bị giữ, thời gian gần như luôn đi kèm chi phí. Càng chậm xử lý, nguy cơ tăng phí lưu cont lưu bãi càng lớn. Vì vậy, cách tốt nhất là chủ động từ đầu và xử lý nhanh khi phát sinh.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp tình huống hàng bị hải quan giữ và cần rà nhanh nguyên nhân, hồ sơ hoặc phương án xử lý để giảm phí lưu cont lưu bãi, Smartlog Long Phú có thể đồng hành trong việc kiểm tra hồ sơ, theo sát tiến độ và hỗ trợ xử lý các vấn đề thực tế liên quan đến hải quan.

Chia sẻ