Incoterms Là Gì? Cách Chọn Điều Kiện Giao Hàng Phù Hợp

Trong xuất nhập khẩu, nhiều chi phí phát sinh không đến từ giá hàng mà bắt đầu từ việc người mua và người bán chưa hiểu rõ điều kiện giao hàng. Một hợp đồng ghi EXW, FOB, CIF hay DDP tưởng chỉ là vài chữ viết tắt, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến người thuê vận chuyển, người làm thủ tục hải quan, thời điểm chuyển rủi ro và những khoản phí mỗi bên phải thanh toán.
Vì vậy, một lô hàng có giá mua thấp chưa chắc có tổng chi phí tốt. Nếu chọn điều kiện Incoterms chưa phù hợp, doanh nghiệp có thể mất quyền chủ động về lịch vận chuyển, gặp phí đầu đến cao, khó xử lý chứng từ hoặc phát sinh tranh cãi khi hàng hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Hiểu đúng Incoterms giúp doanh nghiệp nhìn xa hơn giá trên invoice, tính được chi phí đưa hàng về đến kho và xác định rõ trách nhiệm của từng bên trước khi ký hợp đồng.

I. Incoterms® 2020 là gì?
Incoterms là bộ quy tắc thương mại do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành nhằm giải thích trách nhiệm của người bán và người mua trong quá trình giao hàng. Phiên bản mới nhất hiện nay là Incoterms® 2020, gồm 11 điều kiện có thể được sử dụng trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế và nội địa.
Incoterms giúp hai bên xác định nơi giao hàng, thời điểm chuyển rủi ro, bên chịu chi phí vận chuyển, bên làm thủ tục xuất khẩu hoặc nhập khẩu và nghĩa vụ mua bảo hiểm đối với những điều kiện có yêu cầu.
Tuy nhiên, Incoterms không thay thế hợp đồng mua bán. Bộ quy tắc này không quyết định giá hàng, phương thức thanh toán, thời điểm chuyển quyền sở hữu, tiêu chuẩn chất lượng, chế tài vi phạm, luật áp dụng hay cách giải quyết tranh chấp. Những nội dung đó vẫn phải được thỏa thuận riêng trong hợp đồng và các tài liệu liên quan.
Khi ghi điều kiện giao hàng, doanh nghiệp nên nêu đầy đủ địa điểm hoặc cảng và phiên bản áp dụng, chẳng hạn:
FOB Shanghai Port, Incoterms® 2020
CIF Cat Lai Port, Incoterms® 2020
DAP [địa chỉ kho cụ thể], Incoterms® 2020
Chỉ ghi “FOB China” hoặc “DAP Vietnam” là chưa đủ rõ vì phạm vi chi phí và điểm chuyển giao còn phụ thuộc vào địa điểm cụ thể.

II. Incoterms quy định những gì?
Incoterms tập trung vào ba nội dung chính: trách nhiệm, chi phí và rủi ro.
Về trách nhiệm, điều kiện được chọn cho biết bên nào chuẩn bị và đóng gói hàng, giao hàng cho người vận chuyển, thuê phương tiện, làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu hoặc mua bảo hiểm khi có yêu cầu.
Về chi phí, Incoterms phân chia các khoản như vận chuyển nội địa tại nước xuất khẩu, chi phí bốc xếp, cước vận chuyển chính, bảo hiểm, chi phí tại điểm đến, thuế nhập khẩu và vận chuyển về địa điểm cuối cùng. Tuy nhiên, tên gọi hoặc cách thu một số khoản phí còn phụ thuộc vào hợp đồng vận chuyển và thực tế khai thác, vì vậy doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra báo giá chi tiết.
Về rủi ro, Incoterms xác định thời điểm rủi ro mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa chuyển từ người bán sang người mua. Đây là nội dung dễ bị nhầm nhất. Có trường hợp người bán trả cước đến nơi đến nhưng rủi ro đã chuyển sang người mua từ nước xuất khẩu. Vì thế, “bên trả cước” và “bên chịu rủi ro” không phải lúc nào cũng là một.

III. Tổng hợp 11 điều kiện Incoterms® 2020
Incoterms® 2020 được chia thành hai nhóm theo phương thức vận tải: bảy điều kiện dùng cho mọi phương thức và bốn điều kiện chỉ dùng cho đường biển hoặc đường thủy nội địa.

Bảng trên giúp nhận diện nhanh phạm vi cơ bản, nhưng khi áp dụng doanh nghiệp vẫn phải ghi chính xác địa điểm giao hàng, điểm đến và các thỏa thuận bổ sung trong hợp đồng.

IV. Những điều kiện doanh nghiệp nhập khẩu thường gặp
EXW và FCA: khi người mua muốn chủ động từ nước xuất khẩu
Với EXW, người bán đặt hàng dưới quyền định đoạt của người mua tại cơ sở của mình hoặc địa điểm đã thống nhất. Người bán không có nghĩa vụ bốc hàng lên phương tiện đến nhận và cũng không bắt buộc làm thủ tục xuất khẩu. Người mua phải tổ chức gần như toàn bộ phần việc còn lại.
Điều này giúp người mua kiểm soát hành trình từ sớm, nhưng có thể gây khó khăn nếu doanh nghiệp không có đầu mối lấy hàng và xử lý xuất khẩu tại nước bán. Trong trường hợp đó, FCA thường thực tế hơn.
Với FCA tại cơ sở người bán, người bán giao hàng sau khi đã bốc lên phương tiện do người mua chỉ định. Nếu địa điểm giao là một nơi khác, trách nhiệm giao hàng được xác định tại địa điểm đó theo quy tắc FCA. Người bán đồng thời thực hiện thủ tục xuất khẩu. Vì vậy, FCA có thể phù hợp với hàng container được bàn giao tại kho, depot hoặc terminal trước khi được xếp lên tàu.
FOB: chủ động vận chuyển nhưng phải đúng bản chất giao hàng
FOB chỉ dùng cho vận tải biển hoặc đường thủy nội địa. Người bán giao hàng khi hàng đã được xếp lên tàu tại cảng đi; từ thời điểm này, rủi ro chuyển sang người mua. Người bán thực hiện thủ tục xuất khẩu, còn người mua thường chủ động thuê chặng vận chuyển chính và xử lý các công việc tại đầu nhập khẩu.
Điều kiện này giúp người mua kiểm soát hãng vận chuyển, lịch trình và cước quốc tế. Tuy nhiên, FOB không nên được dùng theo thói quen cho mọi lô hàng đi biển. Nếu hàng container được giao cho người vận chuyển tại terminal từ trước khi xếp tàu, FCA có thể phản ánh đúng hơn điểm giao hàng thực tế.
CIF và CIP: cùng có bảo hiểm nhưng phạm vi khác nhau
Với CIF, người bán trả cước và mua bảo hiểm đưa hàng đến cảng đích. Tuy nhiên, rủi ro chuyển sang người mua khi hàng đã được xếp lên tàu tại cảng xuất, không phải khi hàng đến Việt Nam. CIF chỉ phù hợp với vận tải biển hoặc đường thủy nội địa.
Theo Incoterms® 2020, bảo hiểm do người bán thu xếp theo CIF thường ở mức tối thiểu, tương ứng Institute Cargo Clauses (C) hoặc phạm vi tương đương. Nếu người mua cần mức bảo vệ rộng hơn, hai bên nên thỏa thuận bổ sung hoặc xem xét điều kiện phù hợp khác.
CIP có thể dùng cho mọi phương thức vận tải. Người bán trả cước và mua bảo hiểm đến điểm đích đã thống nhất, nhưng rủi ro chuyển giao khi hàng được giao cho người vận chuyển đầu tiên. So với CIF, CIP yêu cầu phạm vi bảo hiểm rộng hơn, thường tương ứng Institute Cargo Clauses (A), trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.
Điểm cần ghi nhớ ở cả CIF và CIP là nơi người bán trả cước, nơi bảo hiểm có hiệu lực và nơi chuyển rủi ro có thể không trùng nhau.
DAP, DPU và DDP: khác nhau ở dỡ hàng và thủ tục nhập khẩu
Với DAP, người bán đưa hàng đến địa điểm đích và đặt hàng dưới quyền định đoạt của người mua trên phương tiện, sẵn sàng để dỡ. Người mua thực hiện thủ tục nhập khẩu, nộp thuế và thường chịu trách nhiệm dỡ hàng.
DPU là điều kiện duy nhất trong Incoterms® 2020 yêu cầu người bán giao hàng sau khi đã dỡ khỏi phương tiện tại điểm đích. Người bán chịu chi phí và rủi ro của việc dỡ hàng, còn người mua thực hiện thủ tục nhập khẩu.
Với DDP, người bán chịu trách nhiệm vận chuyển hàng đến điểm giao, thực hiện thủ tục xuất khẩu, quá cảnh và nhập khẩu, đồng thời chịu các khoản thuế, phí nhập khẩu. Hàng được giao trên phương tiện và sẵn sàng để dỡ; người mua thường chịu trách nhiệm dỡ hàng, trừ khi chi phí này đã nằm trong hợp đồng vận chuyển.
DDP nghe có vẻ thuận tiện cho người mua nhưng có thể khó thực hiện nếu người bán nước ngoài không đủ điều kiện đứng tên hoặc hoàn thành nghĩa vụ nhập khẩu tại Việt Nam. Nếu người bán có thể đưa hàng đến địa điểm đích nhưng không thể xử lý nhập khẩu, DAP thường là phương án thực tế hơn.

V. Incoterms ảnh hưởng thế nào đến giá vốn nhập khẩu?
Giá trên invoice chỉ phản ánh một phần chi phí của lô hàng. Để đánh giá đúng phương án nhập khẩu, doanh nghiệp cần tính landed cost, tức tổng chi phí để đưa hàng về đến kho hoặc địa điểm sử dụng cuối cùng.
Tùy điều kiện Incoterms, landed cost có thể bao gồm giá hàng, chi phí lấy hàng tại nước xuất khẩu, thủ tục xuất khẩu, cước quốc tế, bảo hiểm, phí tại cảng hoặc sân bay đến, thuế nhập khẩu, VAT, kiểm tra chuyên ngành, khai báo hải quan và vận chuyển nội địa.
Giá EXW thường thấp vì trách nhiệm của người bán ít, nhưng người mua phải cộng thêm gần như toàn bộ chi phí vận chuyển và xuất nhập khẩu. Với CIF, cước biển và bảo hiểm đã nằm trong giá mua đến cảng đích, nhưng người mua vẫn cần kiểm tra phí tại đầu đến, thuế và chi phí đưa hàng từ cảng về kho.
Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ đặt các mức giá EXW, FOB và CIF cạnh nhau rồi chọn con số thấp nhất. Mỗi báo giá cần được quy đổi về cùng một điểm so sánh, tốt nhất là tổng chi phí dự kiến về đến kho.

VI. Những lỗi thường gặp khi sử dụng Incoterms
Không ghi rõ địa điểm và phiên bản áp dụng
Ghi “FOB China” hoặc “DAP Vietnam” khiến phạm vi giao hàng và chi phí chưa đủ rõ. Điều kiện nên đi cùng cảng, địa điểm cụ thể và cụm “Incoterms® 2020”.
Nhầm bên trả cước với bên chịu rủi ro
Ở các điều kiện nhóm C như CPT, CIP, CFR và CIF, người bán trả cước đến điểm đích nhưng rủi ro chuyển sang người mua từ điểm giao hàng tại nước xuất khẩu. Nếu không hiểu sự tách biệt này, hai bên dễ tranh cãi khi hàng hư hỏng hoặc mất mát trên đường.
Dùng FOB cho mọi lô hàng container
FOB chỉ chuyển rủi ro khi hàng đã lên tàu. Trong khi đó, nhiều container được bàn giao cho người vận chuyển tại terminal trước thời điểm này. FCA có thể phù hợp hơn nếu phản ánh đúng quy trình giao nhận thực tế.
Chọn CIF nhưng không kiểm tra phí đầu đến
CIF giúp người mua không phải trực tiếp thu xếp chặng vận chuyển chính, nhưng không đồng nghĩa mọi chi phí về đến kho đã được bao gồm. Doanh nghiệp cần làm rõ hãng vận chuyển, lịch trình, đại lý đầu đến, phí chứng từ, phí lệnh giao hàng và các khoản local charge có thể phát sinh.
Chọn DDP khi người bán không thể thực hiện nhập khẩu
DDP đặt nghĩa vụ thông quan nhập khẩu và nộp các khoản thuế, phí liên quan lên người bán. Nếu người bán không có đủ điều kiện thực hiện tại Việt Nam, lô hàng có thể gặp vướng mắc về chứng từ, thuế và tư cách nhập khẩu.
Dùng Incoterms thay cho toàn bộ hợp đồng
Incoterms không điều chỉnh chất lượng, số lượng, thanh toán, quyền sở hữu, bảo hành hay giải quyết tranh chấp. Các nội dung này phải được quy định riêng trong hợp đồng mua bán.

VII. Doanh nghiệp nên chọn điều kiện nào khi nhập khẩu?
Không có một điều kiện Incoterms tốt nhất cho mọi lô hàng. Phương án phù hợp phụ thuộc vào loại hàng, phương thức vận tải, năng lực logistics của mỗi bên, quy định tại nước xuất khẩu và nhập khẩu, mức độ cần chủ động cũng như tổng chi phí dự kiến.
Nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát vận chuyển quốc tế, FCA hoặc FOB có thể được cân nhắc tùy điểm giao hàng thực tế. Với hàng container giao tại terminal, FCA thường phù hợp hơn; FOB chỉ nên dùng khi hàng được giao trên tàu.
Nếu chọn CIF hoặc CFR, doanh nghiệp cần hỏi rõ lịch trình, hãng vận chuyển, phí tại đầu đến và thời gian miễn lưu container. Nếu chọn EXW, cần bảo đảm có đầu mối đủ khả năng lấy hàng và thực hiện thủ tục xuất khẩu tại nước bán.
Với DAP hoặc DDP, hai bên phải làm rõ người thực hiện nhập khẩu, người nộp thuế, trách nhiệm dỡ hàng và cách thể hiện chứng từ. Đặc biệt, không nên chọn DDP chỉ vì muốn người bán “lo hết” khi chưa kiểm tra khả năng thực hiện tại Việt Nam.
Trước khi chốt điều kiện, doanh nghiệp nên yêu cầu ít nhất hai phương án chi phí được quy đổi về cùng điểm đến. Việc so sánh tổng chi phí, điểm chuyển rủi ro và khả năng xử lý chứng từ sẽ hữu ích hơn việc chỉ so giá trên invoice.
VIII. Smartlog Long Phú hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn phương án logistics
Với Smartlog Long Phú, Incoterms là điểm khởi đầu để xác định phạm vi trách nhiệm, dự toán tổng chi phí và xây dựng phương án vận chuyển phù hợp cho từng lô hàng.
Từ điều kiện được nhà cung cấp đề xuất, doanh nghiệp có thể rà soát lại điểm giao hàng, chặng vận chuyển cần chủ động, những khoản phí chưa nằm trong giá mua và các công việc phải chuẩn bị tại Việt Nam. Việc kết nối Incoterms với chứng từ, chính sách mặt hàng, thủ tục hải quan và kế hoạch vận chuyển về kho giúp doanh nghiệp hạn chế bị động khi hàng đã khởi hành hoặc cập cảng.
Điều doanh nghiệp cần không chỉ là biết FOB, CIF hay EXW có nghĩa gì, mà là hiểu điều kiện nào phản ánh đúng cách giao nhận và tổng chi phí thực tế của lô hàng. Việc lựa chọn cuối cùng cần được người mua và người bán thống nhất trong hợp đồng, đồng thời xem xét cùng các điều khoản về thanh toán, quyền sở hữu, chất lượng hàng hóa và giải quyết tranh chấp.

IX. Kết luận
Incoterms® 2020 giúp phân chia trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua trong quá trình giao hàng. Hiểu đúng các điều kiện như EXW, FCA, FOB, CIF, DAP hay DDP giúp doanh nghiệp tính giá vốn sát hơn, kiểm soát lô hàng tốt hơn và hạn chế tranh cãi khi có phát sinh.
Thay vì chọn điều kiện theo thói quen hoặc chỉ dựa vào giá invoice, doanh nghiệp nên xem xét điểm giao hàng, thời điểm chuyển rủi ro, trách nhiệm chứng từ và tổng chi phí đưa hàng về đến kho. Một điều kiện được lựa chọn đúng từ đầu có thể giúp toàn bộ quá trình nhập khẩu phía sau vận hành thuận lợi hơn.