Hàng Về Cảng Nhưng Chưa Lấy Được: 7 Nguyên Nhân Làm Phát Sinh Dem/Det Và Lưu Bãi

Hàng đã cập cảng nhưng doanh nghiệp vẫn chưa thể lấy ra là tình huống không hiếm trong xuất nhập khẩu. Chỉ cần một khâu chưa sẵn sàng, container có thể tiếp tục nằm tại cảng trong khi các mốc free time vẫn được tính theo chính sách của hãng tàu, cảng và từng lô hàng.
Nếu xử lý chậm, doanh nghiệp có thể phát sinh DEM/DET, phí lưu bãi, nâng hạ, xe chờ và nhiều chi phí liên quan khác.
Với container FCL, nguyên liệu sản xuất, máy móc hoặc hàng có giá trị lớn, việc hàng nằm cảng lâu còn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, giao hàng và dòng tiền.
Muốn hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp cần chuẩn bị đồng thời ba yếu tố:
Hồ sơ sẵn sàng – thủ tục sẵn sàng – xe và kho sẵn sàng.
Dưới đây là 7 nguyên nhân phổ biến khiến hàng đã về cảng nhưng doanh nghiệp vẫn chưa thể lấy ra.

I. Phân biệt DEM, DET và lưu bãi
Các khoản này thường bị gọi chung là “phí lưu cont”, nhưng bản chất không hoàn toàn giống nhau.

Khi hàng chưa lấy được khỏi cảng, doanh nghiệp thường quan tâm nhiều đến DEM và lưu bãi. Sau khi kéo container ra ngoài, nếu rút hàng và trả rỗng chậm thì DET có thể trở thành rủi ro tiếp theo.
Thời gian miễn phí và cách tính cụ thể cần được xác nhận theo hãng tàu, cảng, loại container và từng booking.

II. Nguyên nhân 1: Bộ chứng từ chưa đầy đủ hoặc không khớp
Một lô hàng nhập khẩu thường liên quan đến invoice, packing list, vận đơn, C/O nếu có, catalogue, giấy phép hoặc tài liệu kỹ thuật tùy mặt hàng.
Chỉ cần các chứng từ không thống nhất, quá trình xử lý có thể bị chậm.
Ví dụ:
• Invoice và packing list khác model;
• Số kiện không khớp;
• Thông tin người nhập khẩu sai;
• Mô tả hàng quá chung chung;
• Nhà cung cấp gửi chứng từ cuối quá muộn.
Nếu chỉ phát hiện khi hàng đã cập cảng, doanh nghiệp phải chờ người bán sửa hoặc bổ sung chứng từ trong khi container vẫn nằm tại cảng.
Cách hạn chế: kiểm invoice, packing list, vận đơn nháp và các chứng từ liên quan trước khi hàng lên tàu. Không nên đợi đến Arrival Notice mới bắt đầu rà hồ sơ.

III. Nguyên nhân 2: Chưa xác định đúng mã HS và chính sách mặt hàng
Mã HS không chỉ ảnh hưởng đến thuế mà còn liên quan đến chính sách nhập khẩu, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc các yêu cầu quản lý khác.
Nếu doanh nghiệp chỉ bắt đầu xác định HS Code khi hàng đã về, nguy cơ bị động sẽ cao hơn.
Ví dụ, thiết bị được nghĩ là hàng thông thường nhưng khi kiểm tra mới phát hiện có yêu cầu chuyên ngành. Hoặc mã HS được lấy theo supplier nhưng chưa có đủ cơ sở về công dụng, cấu tạo và đặc tính thực tế.
Khi đó doanh nghiệp có thể phải bổ sung catalogue, datasheet, hình ảnh hoặc tài liệu kỹ thuật để làm rõ.
Cách hạn chế: trước khi đặt hàng, nên xác định tên hàng, công dụng, cấu tạo, vật liệu, model, mã HS dự kiến, chính sách nhập khẩu, thuế suất và yêu cầu chuyên ngành nếu có.

IV. Nguyên nhân 3: C/O có sai sót hoặc chưa sử dụng được
C/O có thể ảnh hưởng trực tiếp đến mức thuế nhập khẩu dự kiến nếu doanh nghiệp đề nghị hưởng ưu đãi.
Một số lỗi thường gặp gồm:
• Thông tin doanh nghiệp không khớp;
• Sai invoice number;
• Mô tả hàng không phù hợp;
• Số lượng hoặc trọng lượng chênh lệch;
• Tiêu chí xuất xứ có vấn đề;
• Thông tin bên thứ ba chưa phù hợp;
• Hồ sơ chưa đủ để chứng minh xuất xứ.
Nếu chỉ phát hiện khi khai hải quan, việc chỉnh sửa hoặc bổ sung từ nước xuất khẩu có thể mất thêm thời gian.
Cách hạn chế: kiểm draft C/O trước khi phát hành chính thức và đối chiếu với invoice, packing list, vận đơn cùng các thông tin liên quan.

V. Nguyên nhân 4: Chưa hoàn tất giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành
Một số mặt hàng cần thêm thủ tục ngoài khai hải quan như kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm, hợp quy, giám định, đăng ký kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy phép nhập khẩu.
Nếu hàng đã cập cảng mới phát hiện yêu cầu này, thời gian xử lý có thể kéo dài đáng kể.
Đặc biệt, có những hồ sơ cần thêm catalogue, tài liệu kỹ thuật, thông tin nhà sản xuất hoặc các chứng từ khác để hoàn tất thủ tục.
Cách hạn chế: kiểm chính sách mặt hàng trước khi đặt hàng và thực hiện sớm các bước có thể chuẩn bị trước khi hàng về.

VI. Nguyên nhân 5: Tờ khai luồng vàng hoặc luồng đỏ nhưng hồ sơ chưa sẵn sàng
Luồng vàng hoặc luồng đỏ không đồng nghĩa doanh nghiệp có vi phạm. Tuy nhiên, nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì thời gian xử lý có thể kéo dài.
Các tình huống thường gặp gồm:
• Hải quan yêu cầu catalogue nhưng doanh nghiệp chưa có;
• Cần giải trình HS Code nhưng thiếu tài liệu;
• Container phải kiểm hóa nhưng packing list không chỉ rõ vị trí hàng;
• Máy móc lớn cần kiểm thực tế nhưng chưa bố trí thiết bị nâng hạ.
Mỗi lần bổ sung hoặc sắp xếp lại đều làm hàng nằm cảng lâu hơn.
Cách hạn chế: chuẩn bị hồ sơ theo hướng lô hàng có thể được kiểm tra, đặc biệt với hàng phức tạp, máy móc, linh kiện hoặc hàng nhiều model.

VII. Nguyên nhân 6: Chưa lấy được D/O hoặc chưa hoàn tất thủ tục hãng tàu
Ngay cả khi phần hải quan đã sẵn sàng, doanh nghiệp vẫn có thể chưa lấy được hàng nếu thủ tục với hãng tàu hoặc forwarder chưa hoàn tất.
Một số nguyên nhân thường gặp:
• Chưa thanh toán Local Charge;
• B/L chưa release;
• Chưa có telex release;
• Còn thiếu vận đơn gốc;
• Chưa hoàn tất thanh toán với người bán;
• Sai thông tin consignee;
• Chưa xử lý cược container nếu có yêu cầu.
Doanh nghiệp vì vậy không nên đợi thông quan xong mới bắt đầu xử lý D/O.
Cách hạn chế: khi nhận Arrival Notice, cần kiểm tình trạng B/L, D/O, Local Charge, cược container, free time và depot trả rỗng để các đầu việc được xử lý song song nếu phù hợp.

VIII. Nguyên nhân 7: Thủ tục xong nhưng xe và kho chưa sẵn sàng
Có những lô hàng đã đủ điều kiện lấy nhưng vẫn chưa thể kéo ra vì:
• Chưa có xe phù hợp;
• Kho chưa có chỗ;
• Nhà máy không nhận hàng trong khung giờ dự kiến;
• Chưa có xe nâng hoặc nhân công rút hàng;
• Container quá nặng;
• Đường vào kho có hạn chế;
• Kế hoạch nhận hàng thay đổi.
Trong khi đó, các mốc free time vẫn tiếp tục được tính theo chính sách áp dụng.
Nếu container đã lấy khỏi cảng nhưng kho rút hàng chậm, rủi ro chi phí có thể chuyển từ DEM sang DET.
Cách hạn chế: chuẩn bị lịch xe và lịch kho trước ETA, đồng thời xác nhận loại xe, thời gian nhận hàng, thiết bị nâng hạ, thời gian rút hàng, hạn trả rỗng và depot trả container.

IX. Hàng nằm cảng lâu có thể phát sinh những chi phí nào?
Một lô hàng chậm lấy có thể kéo theo nhiều khoản cùng lúc:
• DEM;
• Phí lưu bãi;
• DET nếu container đã được lấy ra nhưng trả rỗng chậm;
• Nâng hạ, chuyển bãi hoặc di chuyển container;
• Xe chờ;
• Sửa chứng từ;
• Giám định hoặc kiểm tra bổ sung nếu phát sinh.
Ngoài chi phí logistics, doanh nghiệp còn có thể chịu ảnh hưởng gián tiếp.
Nguyên liệu về trễ có thể làm chậm sản xuất. Máy móc chưa thông quan có thể ảnh hưởng lịch lắp đặt. Hàng thành phẩm hoặc linh kiện về chậm có thể làm lệch kế hoạch giao hàng.
Vì vậy, chi phí hàng nằm cảng không nên chỉ được nhìn ở khoản DEM/DET.
X. Free Time cần được kiểm soát như thế nào?
Free Time là khoảng thời gian miễn phí liên quan đến việc sử dụng hoặc lưu container trước khi một số khoản phí bắt đầu phát sinh.
Số ngày miễn phí không giống nhau cho mọi lô hàng. Doanh nghiệp cần kiểm tra theo hãng tàu, tuyến, loại container và điều kiện booking.
Thay vì quản lý bằng cảm giác “hàng mới về vài ngày”, nên lập timeline cho từng container:

Ngày bắt đầu và cách tính free time cần được xác nhận theo chính sách cụ thể của hãng tàu và từng lô hàng.
Với lô hàng dự kiến xử lý lâu, doanh nghiệp có thể cân nhắc trao đổi về free time từ trước khi booking nếu điều kiện cho phép.

XI. Checklist cần chuẩn bị trước khi hàng cập cảng
Cách hiệu quả nhất để giảm nguy cơ hàng nằm cảng lâu là xử lý phần lớn đầu việc khi hàng vẫn đang trên đường.
Doanh nghiệp nên kiểm tra:
• Invoice và packing list;
• Vận đơn;
• C/O nếu có;
• Mã HS dự kiến;
• Chính sách mặt hàng;
• Giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành;
• ETA mới nhất;
• Tình trạng release B/L;
• D/O;
• Local Charge;
• Cược container nếu có;
• Free DEM và free DET;
• Depot trả rỗng;
• Lịch xe;
• Lịch kho nhận hàng.
Nếu mỗi đầu việc đều có người phụ trách và thời hạn xử lý rõ ràng, nguy cơ phát sinh ngoài kế hoạch sẽ giảm đáng kể.

XII. Có nên chờ tàu cập cảng rồi mới chuẩn bị khai hải quan?
Doanh nghiệp không nên chờ hàng cập cảng mới bắt đầu rà hồ sơ.
Nhiều nội dung như HS Code dự kiến, chính sách mặt hàng, C/O, catalogue, invoice, packing list và vận đơn có thể được kiểm tra từ khi hàng còn đang trên đường.
Việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp có thêm thời gian phát hiện và xử lý sai sót.
Thời điểm đăng ký tờ khai cần phù hợp với quy định và tình trạng thực tế của lô hàng. Mục tiêu không phải là khai càng sớm càng tốt, mà là đưa bộ hồ sơ vào trạng thái sẵn sàng xử lý trước khi hàng về.

XIII. Làm sao giảm nguy cơ phát sinh DEM/DET và lưu bãi?
Doanh nghiệp không thể kiểm soát toàn bộ mọi tình huống, nhưng có thể giảm đáng kể rủi ro bằng ba nguyên tắc:
Hồ sơ sẵn sàng: chứng từ, HS Code, C/O, catalogue và hồ sơ chuyên ngành được kiểm từ trước.
Thủ tục sẵn sàng: D/O, hãng tàu, khai hải quan và các đầu việc tại cảng được xử lý song song theo kế hoạch.
Xe và kho sẵn sàng: phương tiện, lịch giao hàng, nhân công, thiết bị nâng hạ và phương án trả rỗng đã được xác nhận.
Chỉ cần một trong ba yếu tố này chậm, container vẫn có thể tiếp tục nằm lại tại cảng.

XIV. Smartlog Long Phú hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế hàng nằm cảng như thế nào?
Với Smartlog Long Phú, việc xử lý một lô hàng nhập khẩu không bắt đầu từ ngày container cập cảng.
Trước ETA, Smartlog Long Phú có thể phối hợp rà chứng từ, mã HS dự kiến, chính sách mặt hàng, C/O, giấy phép và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành để nhận diện sớm các điểm có thể làm chậm thông quan.
Khi hàng về, Smartlog Long Phú có thể tiếp tục hỗ trợ khai báo hải quan, phối hợp thủ tục tại cảng, theo dõi tình trạng lô hàng và điều phối xe container.
Sau thông quan, Smartlog Long Phú có thể phối hợp đưa hàng về kho hoặc nhà máy, theo dõi kế hoạch rút hàng và trả rỗng container.
Việc kết nối hải quan, cảng, vận tải và kho giúp hạn chế các tình huống như:
• Hải quan xong nhưng chưa có xe;
• Xe đến nhưng chưa có lệnh;
• Container lấy được nhưng kho chưa nhận;
• Hàng rút xong nhưng không theo sát hạn trả rỗng.
Với doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, mục tiêu không chỉ là xử lý từng lô hàng, mà là xây dựng quy trình để container về đến đâu, hồ sơ và phương án nhận hàng sẵn sàng đến đó.

XV. Kết luận
Hàng về cảng nhưng chưa lấy được thường xuất phát từ một hoặc nhiều mắt xích chưa sẵn sàng.
Bảy nguyên nhân phổ biến gồm:
1. Chứng từ chưa đầy đủ hoặc không khớp;
2. Chưa xác định đúng mã HS và chính sách mặt hàng;
3. C/O có sai sót;
4. Chưa hoàn tất giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành;
5. Tờ khai luồng vàng/đỏ nhưng hồ sơ chưa sẵn sàng;
6. Chưa lấy được D/O hoặc chưa hoàn tất thủ tục hãng tàu;
7. Xe và kho chưa sẵn sàng.
Nguyên tắc quan trọng nhất là đừng đợi hàng về cảng mới bắt đầu xử lý lô hàng.
Kiểm hồ sơ, HS Code, chính sách mặt hàng, C/O, giấy phép, D/O, free time, xe và kho từ trước ETA giúp doanh nghiệp chủ động hơn và giảm nguy cơ phát sinh DEM/DET, lưu bãi cũng như các chi phí ngoài kế hoạch.
Trong logistics nhập khẩu, giảm một ngày hàng nằm cảng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn góp phần giữ nhịp sản xuất, giao hàng và dòng tiền của doanh nghiệp.