DEM DET Là Gì? Phân Biệt Dem, Det Và Storage, Cách Tính Và Cách Tránh Phát Sinh Phí

Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu quan tâm đến DEM và DET khi lô hàng đã phát sinh phí. Nhưng trên thực tế, chỉ cần chứng từ chậm, thông quan kéo dài hoặc trả container rỗng trễ vài ngày, chi phí có thể tăng lên đáng kể. Với doanh nghiệp xuất nhập khẩu làm hàng thường xuyên, đây là khoản phát sinh không nên xem nhẹ. Vậy DEM DET là gì, khác nhau ra sao, liên quan thế nào đến phí lưu cont, phí lưu container và phí lưu bãi cảng? Hiểu đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn chi phí logistics và hạn chế mất tiền oan.

DEM DET là gì?

Trong xuất nhập khẩu, DEM là viết tắt của Demurrage, còn DET là viết tắt của Detention. Đây là hai loại phí rất phổ biến đối với hàng container.

Hiểu đơn giản:

• DEM là phí phát sinh khi container nằm tại cảng, bãi hoặc terminal quá thời gian miễn phí.
• DET là phí phát sinh khi container đã được lấy ra khỏi cảng nhưng doanh nghiệp trả vỏ rỗng chậm hơn thời gian quy định.

Nhiều người thường gọi chung là phí DEM/DET, nhưng thực tế đây là hai khoản khác nhau và phát sinh ở hai giai đoạn khác nhau của lô hàng. Nếu không phân biệt rõ, doanh nghiệp sẽ khó xác định đúng nguyên nhân phát sinh phí và khó xử lý hiệu quả.

DEM/DET thường xuất hiện ở các lô hàng nhập khẩu, hàng xuất khẩu bằng container, đặc biệt khi tiến độ chứng từ, hải quan, điều xe hoặc nhận hàng không đi đúng kế hoạch. Với các doanh nghiệp làm hàng thường xuyên, đây là khoản chi phí cần được kiểm soát chặt, vì nếu cộng dồn theo nhiều lô trong năm, tổng số tiền phát sinh có thể khá lớn.

Phân biệt DEM, DET và Storage

Ngoài DEM và DET, doanh nghiệp còn hay gặp thêm thuật ngữ Storage. Đây là điểm rất dễ nhầm khi xem bảng phí hoặc trao đổi với hãng tàu, cảng.

• DEM: container còn nằm trong cảng hoặc bãi quá thời gian miễn phí.
• DET: container đã ra khỏi cảng nhưng chưa trả rỗng đúng hạn.
• Storage: phí lưu bãi do cảng hoặc terminal thu khi container hoặc hàng nằm tại bãi quá thời gian cho phép.

Bảng phân biệt ngắn gọn

Doanh nghiệp cũng thường dùng các cách gọi như phí lưu cont, phí lưu container, phí lưu bãi cảng. Tuy nhiên khi xử lý thực tế, cần xác định đúng loại phí để biết đang làm việc với bên nào và phát sinh ở khâu nào. Đây là bước rất quan trọng nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát chi phí logistics hiệu quả hơn.

Khi nào phát sinh phí DEM/DET? Free time là gì?

Phí DEM/DET phát sinh khi tiến độ xử lý lô hàng chậm hơn thời gian miễn phí mà hãng tàu cho phép. Khoảng thời gian miễn phí đó được gọi là free time.

Với hàng nhập khẩu, DEM thường phát sinh khi container đã cập cảng nhưng chưa lấy ra kịp do chậm thông quan, sai chứng từ, thiếu xe kéo hoặc nhà máy chưa sẵn sàng nhận hàng. Sau khi lấy container ra khỏi cảng, nếu doanh nghiệp xuống hàng chậm và trả vỏ rỗng muộn, DET sẽ bắt đầu phát sinh.

Với hàng xuất khẩu, DET thường xuất hiện khi doanh nghiệp lấy container rỗng về đóng hàng nhưng kéo dài thời gian sử dụng quá lâu do chậm sản xuất, thiếu chứng từ, thay đổi lịch đóng hàng hoặc giao container vào cảng trễ.

Free time không cố định cho mọi lô hàng. Nó có thể thay đổi tùy theo:

• hãng tàu
• tuyến vận chuyển
• loại container
• chính sách từng booking
• thời điểm thị trường

Vì vậy, nếu doanh nghiệp không kiểm tra free time từ đầu, rất dễ bị động khi lô hàng gặp phát sinh.

Cách tính phí DEM/DET

Về nguyên tắc, phí DEM/DET thường được tính theo số ngày vượt quá free time, nhân với mức phí theo ngày.

Cách hiểu đơn giản là:

Phí DEM/DET = Số ngày vượt hạn x mức phí áp dụng

Trên thực tế, mức phí này không phải lúc nào cũng cố định. Nhiều hãng tàu áp dụng biểu phí tăng dần theo từng mốc ngày. Nghĩa là những ngày đầu có thể tính một mức, nhưng nếu kéo dài thêm, mức phí mỗi ngày có thể tăng lên.

Ví dụ, nếu một lô hàng được miễn 5 ngày:

• container nằm ở cảng 7 ngày mới lấy ra, doanh nghiệp có thể bị tính DEM cho 2 ngày
• container lấy ra rồi nhưng trả rỗng muộn 3 ngày, doanh nghiệp có thể bị tính DET cho 3 ngày

Mức phí thực tế sẽ phụ thuộc vào hãng tàu, tuyến và loại container. Vì vậy, doanh nghiệp nên nắm rõ free time và biểu phí ngay từ đầu thay vì chờ đến khi bị tính phí mới kiểm tra.

5 nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp bị tính phí DEM/DET

1. Sai chứng từ hải quan

Một lỗi nhỏ trong bộ chứng từ cũng có thể làm chậm cả lô hàng. Khi hồ sơ bị sai, doanh nghiệp phải mất thêm thời gian để sửa, bổ sung hoặc giải trình. Trong lúc đó, container vẫn nằm tại cảng và nguy cơ phát sinh DEM rất cao.

Các lỗi thường gặp gồm:

• sai tên hàng
• sai mã HS
• sai số lượng
• không khớp giữa invoice, packing list và tờ khai
• thiếu hồ sơ liên quan

2. Sửa chứng từ xuất nhập khẩu vào phút cuối

Nhiều lô hàng bị chậm vì chứng từ đến muộn hoặc phải chỉnh sửa nhiều lần. Khi đó, dù kế hoạch lấy hàng đã có, doanh nghiệp vẫn phải chờ hồ sơ hoàn chỉnh mới xử lý tiếp được.

Đây là lý do việc sửa chứng từ xuất nhập khẩu thường không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ mà còn kéo theo chi phí lưu container và các khoản phát sinh khác.

3. Chậm thông quan

Đây là nguyên nhân rất phổ biến khiến doanh nghiệp bị DEM. Khi lô hàng bị chậm thông quan, container phải nằm lại tại cảng lâu hơn dự kiến. Nếu vượt free time, phí sẽ bắt đầu phát sinh.

Chậm thông quan có thể do:

• hồ sơ chưa đủ
• sai khai báo
• thiếu giấy phép chuyên ngành
• chờ kiểm hóa
• kiểm dịch hoặc kiểm định kéo dài

4. Kế hoạch lấy hàng và trả rỗng không khớp

Có nhiều trường hợp thủ tục đã xong nhưng doanh nghiệp vẫn bị DET vì kho chưa sẵn sàng, xe chưa điều phối kịp hoặc nhân sự bốc dỡ chưa đủ. Khi container nằm quá lâu tại kho hoặc nhà máy, thời gian miễn phí sẽ nhanh chóng hết.

Đây là lỗi vận hành khá thường gặp, nhất là khi các bộ phận chứng từ, hải quan, kho và vận tải không phối hợp chặt với nhau.

5. Biến động vận hành: trễ lịch tàu, thiếu container, cảng kẹt

Ngoài các lỗi nội bộ, doanh nghiệp còn có thể bị ảnh hưởng bởi:

• trễ lịch tàu
• thiếu container
• thiếu cont rỗng
• cảng đông, bãi kẹt
• khó điều xe đúng thời điểm

Những tình huống này không phải lúc nào cũng tránh được, nhưng nếu có đơn vị logistics theo sát và xử lý nhanh, doanh nghiệp vẫn có thể giảm đáng kể nguy cơ phát sinh phí.

Cách hạn chế phí DEM/DET cho doanh nghiệp

Muốn giảm DEM/DET, doanh nghiệp cần kiểm soát từ sớm thay vì chờ đến khi phát sinh.

1. Kiểm tra chứng từ sớm

Bộ hồ sơ nên được rà soát kỹ trước khi hàng về hoặc trước khi làm thủ tục. Việc này giúp giảm rủi ro sai chứng từ hải quan, thiếu thông tin hoặc phải sửa hồ sơ vào phút cuối.

2. Theo dõi free time chặt chẽ

Doanh nghiệp cần nắm rõ:

• được miễn bao nhiêu ngày
• tính từ mốc nào
• DEM và DET tính riêng hay gộp
• khi nào biểu phí tăng

Chỉ riêng việc quản lý tốt free time cũng đã giúp hạn chế khá nhiều chi phí không cần thiết.

3. Đồng bộ kế hoạch hải quan, xe và kho

Muốn tránh DET, không thể chỉ làm tốt một khâu. Doanh nghiệp cần phối hợp giữa:

• tiến độ thông quan
• thời điểm điều xe
• năng lực nhận hàng của kho
• kế hoạch xuống hàng
• thời gian trả vỏ rỗng

4. Xử lý sớm các rủi ro chậm thông quan

Nếu lô hàng có nguy cơ kiểm hóa, kiểm tra chuyên ngành hoặc thiếu chứng từ, nên xử lý từ trước. Càng chuẩn bị sớm, doanh nghiệp càng chủ động hơn về thời gian và càng ít bị dồn việc vào cuối free time.

5. Làm việc với đối tác logistics có năng lực xử lý thực tế

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp không chỉ cần một đơn vị làm thủ tục, mà cần một đối tác có thể theo sát toàn bộ quá trình từ chứng từ, hải quan đến điều xe, lấy cont và trả rỗng. Đây là yếu tố rất quan trọng để hạn chế DEM/DET, nhất là với doanh nghiệp làm hàng thường xuyên hoặc cần xử lý nhanh.

Kết luận

Hiểu đúng DEM DET là gì sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn chi phí phát sinh trong xuất nhập khẩu. Tóm lại, DEM là phí lưu container trong cảng quá hạn, DET là phí giữ container ngoài cảng quá hạn, còn Storage là phí lưu bãi do cảng hoặc terminal thu.

Nếu doanh nghiệp muốn hạn chế mất tiền oan, cần kiểm tra chứng từ sớm, theo dõi free time chặt, đồng bộ kế hoạch vận hành và phối hợp với đơn vị logistics có năng lực xử lý thực tế. Smartlog Long Phú sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong các khâu chứng từ, hải quan, vận chuyển và xử lý phát sinh để giảm rủi ro DEM/DET hiệu quả hơn.