Chi Phí Xuất Nhập Khẩu Gồm Những Gì? Cách Tính Đủ Để Tránh Phát Sinh Và Lệch Giá Vốn

Nhiều doanh nghiệp chỉ thấy rõ áp lực của chi phí xuất nhập khẩu khi lô hàng đã về cảng hoặc khi chốt giá vốn mới phát hiện con số thực tế cao hơn dự toán.

Không phải vì thiếu dữ liệu, mà vì thiếu những khoản nhỏ: thuế tính chưa đủ, phí xử lý chưa cộng, chi phí phát sinh khi chậm chưa được tính từ đầu.

Trong thực tế, chi phí lớn nhất không nằm ở báo giá ban đầu, mà nằm ở phần phát sinh khi lô hàng không đi đúng kế hoạch.

Vì vậy, vấn đề không phải là “chi phí gồm những gì”, mà là khoản nào dễ làm doanh nghiệp vỡ kế hoạch nhất.

Chi phí dễ làm doanh nghiệp vỡ kế hoạch nhất: phần thuế không được tính đủ từ đầu

Thuế là phần dễ làm bảng dự toán lệch mạnh nhất, không phải vì khó tính, mà vì thường bị tính thiếu ngay từ đầu.

Điểm khiến doanh nghiệp hay “vỡ kế hoạch” không phải vì họ không biết có thuế, mà vì họ thường:

chỉ nhìn thuế nhập khẩu mà quên VAT hàng nhập;
tính được thuế nhưng không tính đúng trị giá tính thuế;
chưa rà trước xem hàng có thuộc nhóm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế bảo vệ môi trường hay không;
chốt giá bán quá sớm khi chưa cộng đủ toàn bộ nghĩa vụ thuế vào giá vốn.

Với doanh nghiệp B2B, chỉ cần sai ở nhóm này là bảng giá lập cho khách hoặc kế hoạch mua hàng nội bộ sẽ lệch ngay. Và khi đã chốt giao dịch rồi, phần thuế phát sinh gần như không còn chỗ nào để “gỡ”.

Chi phí dễ bị xem nhẹ nhất: phí và lệ phí thông quan

Rất nhiều doanh nghiệp nhìn nhóm này như chi phí nhỏ, nhưng lại thường để nó phát sinh vào đúng lúc gấp nhất. Lệ phí tờ khai hải quan hiện ở mức 20.000 đồng/tờ khai; phí kiểm tra, giám sát, tạm dừng làm thủ tục với hàng có dấu hiệu xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ là 200.000 đồng/01 đơn; ngoài ra còn có các khoản ATA và quá cảnh trong những trường hợp đặc thù. Định nghĩa phí thông quan là khoản người xuất hoặc nhập khẩu phải nộp cho Hải quan khi làm thủ tục để hàng được xuất hoặc nhập khẩu.

Nghe qua, các khoản này không quá lớn. Nhưng vấn đề thực tế là doanh nghiệp hiếm khi chỉ nộp đúng một khoản lệ phí tờ khai rồi xong. Khi hồ sơ kéo dài, bị kiểm tra thêm, hoặc có phát sinh hiện trường, các khoản chi liên quan tới thông quan bắt đầu cộng dồn. Tới lúc đó, thứ làm doanh nghiệp khó chịu không chỉ là số tiền, mà là việc lô hàng bị chậm và toàn bộ kế hoạch sau đó bị xô lệch.

Phí hải quan thường không lớn, nhưng lại là điểm bắt đầu của nhiều phát sinh nếu hồ sơ không đi trơn. Nói cách khác, phí hải quan thường không làm doanh nghiệp mất tiền nhiều nhất, nhưng lại rất dễ là “điểm khởi đầu” của một chuỗi phát sinh.

Chi phí doanh nghiệp hay quên nhất: vận chuyển, bốc xếp, lưu kho, bến bãi

Nếu chỉ nhìn invoice và thuế, doanh nghiệp mới thấy một nửa bài toán. Phần còn lại nằm ở nhóm chi phí logistics, và đây mới là nơi nhiều doanh nghiệp “giật mình” khi chốt giá vốn.

Bảo Long Insurance nêu rõ ngoài thuế và phí hải quan, doanh nghiệp còn phải đối mặt với phí vận chuyển, phí bảo hiểm, phí kiểm định chất lượng và các chi phí xử lý hàng hóa. Kế toán Thiên Ưng thì đi rất sát thực tế khi nhấn mạnh các chi phí thu mua phát sinh để hàng nhập khẩu về doanh nghiệp như vận chuyển, tháo dỡ, bốc xếp, lưu kho, bến bãi.

Đây là nhóm chi phí dễ làm doanh nghiệp lệch giá vốn nhất vì chúng thường không xuất hiện cùng lúc:

có khoản phát sinh từ lúc hàng đi quốc tế;
có khoản xuất hiện ở cảng đến;
có khoản chỉ phát sinh khi điều xe về kho;
có khoản chỉ lộ ra nếu hàng chậm, phải chờ hoặc phải xử lý lại.

Tình huống rất thực tế

Một lô hàng đã tính xong giá mua và thuế từ trước. Đến khi hàng về, mới cộng thêm:

phí vận chuyển quốc tế,
phí vận chuyển nội địa,
phí bốc xếp,
phí lưu kho chờ lấy hàng,
phí điều xe,
phí xử lý hiện trường.

Mỗi khoản nhìn riêng không quá lớn. Nhưng khi dồn lại, biên lợi nhuận của cả lô hàng có thể co lại đáng kể.

Đó là lý do nếu doanh nghiệp chỉ hỏi “thuế bao nhiêu” mà không hỏi “tổng chi phí logistics bao nhiêu”, gần như chắc chắn bảng giá ban đầu sẽ thiếu.

Nếu chỉ nhìn thuế mà bỏ qua chi phí logistics, doanh nghiệp mới đang thấy một nửa giá vốn.

Chi phí dễ làm lệch giá vốn nhất: tỷ giá và thời điểm ghi nhận

Đây là phần ít được người ngoài ngành để ý, nhưng lại ảnh hưởng rất thật đến chi phí nhập khẩu. Lưu ý rằng tỷ giá trên tờ khai hải quan dùng để tính thuế nhập khẩu và VAT hàng nhập khẩu, còn lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá xuất hiện khi có chênh giữa tỷ giá ghi sổ và tỷ giá thực tế khi thanh toán.

Với người làm vận hành hoặc mua hàng, đây là chỗ dễ bị bỏ quên vì mọi người thường chỉ tập trung vào:

giá mua bằng ngoại tệ,
tỷ giá lúc báo giá,
số tiền thanh toán dự kiến.

Nhưng với kế toán và giá vốn, câu chuyện không dừng ở đó. Nếu tỷ giá thay đổi giữa lúc chốt mua, lúc hàng về và lúc thanh toán, chi phí thực tế có thể khác đáng kể so với dự kiến đầu tiên. Đây là kiểu “phát sinh không nhìn thấy ngay”, nhưng khi lên báo cáo thì xuất hiện rất rõ.

Tỷ giá không phải lúc nào cũng làm phát sinh chi phí nhìn thấy ngay, nhưng lại là yếu tố dễ làm lệch giá vốn khi so với dự toán ban đầu.

Nói ngắn gọn: có những lô hàng không bị phát sinh thêm một khoản phí hiện trường nào, nhưng vẫn lệch giá vốn chỉ vì doanh nghiệp nhìn tỷ giá quá đơn giản.

Chi phí dễ làm doanh nghiệp chủ quan nhất: bảo hiểm hàng hóa

Nhiều doanh nghiệp chỉ mua phí bảo hiểm hàng hóa khi hàng có giá trị lớn hoặc tuyến đi có vẻ rủi ro. Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu là phần không thể thiếu để bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro mất mát hoặc hỏng hóc trong quá trình vận chuyển, và chi phí này thường được tính theo giá trị hàng hóa cùng mức độ rủi ro. Trong ví dụ của họ, phí bảo hiểm có thể vào khoảng 0,5% đến 1% giá trị hàng hóa.

Điểm đáng nói là chi phí bảo hiểm không phải lúc nào cũng làm doanh nghiệp “đau” vì số tiền. Thứ khiến doanh nghiệp chủ quan là tâm lý “chưa chắc đã có rủi ro”. Nhưng nếu có sự cố, lúc đó doanh nghiệp mới nhận ra phần chi phí bị bỏ qua ban đầu lại là thứ có thể giúp bảo vệ toàn bộ giá trị lô hàng.

Với bài toán giá vốn, bảo hiểm là khoản nên được nhìn như một phần của tổng chi phí lô hàng, không phải một lựa chọn thêm cho có.

Chi phí nào làm doanh nghiệp mất tiền nhiều nhất? Thường là chi phí phát sinh do chậm

Đây là phần không phải lúc nào cũng nằm sẵn trong biểu phí, nhưng lại là thứ làm doanh nghiệp “đụng tiền là hiểu” nhanh nhất.

Bản thân các bài đối thủ liệt kê tương đối rõ các nhóm thuế, phí, vận chuyển và bảo hiểm. Nhưng từ góc nhìn vận hành, điều làm doanh nghiệp đau nhất thường là chi phí do chậm:

chậm mở tờ khai,
chậm nộp phí,
chậm xử lý hồ sơ,
chậm lấy hàng,
chậm điều xe,
chậm trả container,
chậm giao về kho.

Một bước chậm hiếm khi đứng một mình, nó thường kéo theo cả chuỗi chi phí phía sau.

Khi một bước chậm, những bước sau thường không đứng yên. Hàng phải chờ. Xe phải chờ. Kho phải chờ. Và chi phí bắt đầu phát sinh theo kiểu domino.

Đây là lý do nhiều lô hàng “không sai gì lớn” nhưng tổng chi phí vẫn cao hơn dự toán rất nhiều.

Vì sao doanh nghiệp hay tính thiếu chi phí xuất nhập khẩu?

Có 4 lý do rất thực tế.

Thứ nhất, doanh nghiệp chỉ nhìn giá mua + thuế nhập khẩu, nhưng không cộng đủ VAT hàng nhập, TTĐB, thuế môi trường nếu có.

Thứ hai, doanh nghiệp tính được các khoản thuế nhưng lại bỏ quên phí mở tờ khai hải quan, phí xử lý thông quan và các khoản chi liên quan tới hiện trường.

Thứ ba, doanh nghiệp không đưa đủ chi phí logistics vào giá vốn: vận chuyển, bốc xếp, lưu kho, bến bãi, bảo hiểm.

Thứ tư, doanh nghiệp không dự phòng phần tỷ giá và thời điểm ghi nhận chi phí.

Nói đơn giản, doanh nghiệp thường tính thiếu không phải vì không có dữ liệu, mà vì đang nhìn chi phí theo từng mảnh rời, thay vì nhìn theo toàn bộ hành trình của lô hàng.