Trong vận chuyển quốc tế, tra cứu thấy hàng “đang trên đường” chưa đủ để doanh nghiệp chủ động. Điều quan trọng là phải biết mình đang cầm loại mã nào, tra trên hệ thống nào và trạng thái vừa hiển thị có ý nghĩa gì đối với khâu chứng từ, hải quan, kho và vận chuyển nội địa.

Bill of Lading, số container, booking, Air Waybill và tracking number đều có thể được dùng để theo dõi lô hàng, nhưng chúng không phải cùng một loại mã. Nếu nhập nhầm mã hoặc tra sai hệ thống, doanh nghiệp có thể không thấy dữ liệu, hiểu sai hành trình hàng hóa hoặc bỏ lỡ thời điểm cần chuẩn bị hồ sơ.

I. Phân biệt các loại mã dùng để theo dõi lô hàng quốc tế

Lưu ý: Số container và số booking không phải là số vận đơn. Đây là các mã tham chiếu khác nhau nhưng đều có thể hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi một phần hành trình vận chuyển.

II. Cách tra cứu vận đơn đường biển

Với hàng đường biển, doanh nghiệp thường có thể tra cứu bằng số vận đơn, số container hoặc số booking. Trước khi tra, cần xác định đúng hãng tàu hoặc đơn vị phát hành vận đơn. Thông tin này thường nằm trên Bill of Lading, booking confirmation hoặc thông báo từ forwarder.

1. Xác định loại mã: Kiểm tra mã đang có là Bill, số container hay booking. Nếu là House Bill do forwarder phát hành, mã đó có thể không tra được trên website hãng tàu.
2. Truy cập đúng hệ thống: Vào mục Tracking hoặc Cargo Tracking trên website chính thức của hãng vận chuyển, sau đó chọn đúng loại mã trước khi nhập.
3. Đọc các mốc quan trọng: Kiểm tra tên tàu, số chuyến, cảng xếp, cảng dỡ, điểm chuyển tải, ngày khởi hành dự kiến, ngày đến dự kiến và trạng thái xếp/dỡ container.
4. Đối chiếu lại với đầu mối logistics: Nếu lịch trình thay đổi, dữ liệu đứng yên quá lâu hoặc không hiển thị, cần kiểm tra với nhà cung cấp, forwarder hoặc đơn vị logistics phụ trách lô hàng.

ETA là thời gian dự kiến tàu đến cảng đích, không phải lịch đến được bảo đảm. Thời tiết, tắc nghẽn cảng, đổi chuyến hoặc thời gian chuyển tải đều có thể làm ETA thay đổi. Vì vậy, doanh nghiệp nên cập nhật lại lịch trình khi chuẩn bị khai báo và điều xe, thay vì chỉ dựa vào thông tin đã nhận từ đầu chuyến.

III. Cách tra cứu vận đơn đường hàng không

Vận đơn hàng không thường được nhận diện bằng số AWB gồm 11 chữ số. Ba số đầu là mã hãng hàng không; tám số còn lại là số vận đơn. Khi tra cứu, doanh nghiệp cần phân biệt Master Air Waybill (MAWB) do hãng hàng không phát hành và House Air Waybill (HAWB) do forwarder phát hành.

MAWB thường có thể tra trên hệ thống của hãng hàng không. HAWB có thể chỉ hiển thị trên hệ thống hoặc thông báo của forwarder. Nếu nhập HAWB vào website hãng bay mà không có kết quả, điều đó chưa đồng nghĩa lô hàng có vấn đề.

Các mốc cần chú ý gồm thời điểm hãng vận chuyển nhận hàng, chuyến bay khởi hành, điểm transit, thời điểm đến sân bay đích và trạng thái bàn giao. Khi hàng sắp đến Việt Nam, doanh nghiệp cần đồng thời kiểm tra chứng từ hải quan, phí kho, lệnh nhận hàng và kế hoạch giao hàng về kho.

IV. Cách tra cứu hàng chuyển phát nhanh quốc tế

Với hàng chuyển phát nhanh, người gửi sẽ cung cấp tracking number. Doanh nghiệp nhập mã này trên website chính thức của hãng courier để xem các mốc như đã nhận hàng, đang trung chuyển, đến nước nhập khẩu, đang làm thủ tục hải quan, đang phát hàng hoặc đã giao thành công.

Chuyển phát nhanh không có nghĩa mọi lô hàng đều tự động thông quan. Hàng có giá trị cao, mô tả chưa rõ, thiếu invoice, thiếu mã số thuế hoặc thuộc diện quản lý chuyên ngành vẫn có thể bị tạm dừng để bổ sung thông tin. Các nhóm hàng như mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị điện tử, hàng có pin hoặc hàng cần giấy phép thường cần được kiểm tra kỹ hơn trước khi gửi.

V. Vì sao nhập mã nhưng không thấy thông tin?

Tra cứu không ra kết quả chưa chắc là dấu hiệu hàng bị thất lạc. Dữ liệu có thể chưa được đồng bộ vì mã vừa phát hành; doanh nghiệp có thể đang nhập sai một ký tự, dùng House Bill trên hệ thống hãng tàu, dùng HAWB trên website hãng bay hoặc tra số booking nội bộ của forwarder trên hệ thống của hãng vận chuyển.

Một khả năng khác là hãng vận chuyển mới nhận thông tin điện tử nhưng chưa nhận hàng thực tế. Khi đó, trạng thái có thể chỉ hiển thị “Shipment information received” hoặc chưa có dữ liệu hành trình. Cách xử lý phù hợp là kiểm tra lại loại mã, đơn vị phát hành, thời điểm bàn giao hàng và đầu mối đang phụ trách lô hàng.

VI. Hiểu đúng một số trạng thái tracking thường gặp

Trạng thái tracking cần được đọc trong đúng bối cảnh. Chẳng hạn, xuất hiện từ “customs” không mặc nhiên có nghĩa lô hàng gặp vấn đề; nhưng nếu trạng thái đứng yên quá lâu hoặc có yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp nên xử lý ngay.

VII. Khi hàng sắp về Việt Nam, doanh nghiệp cần làm gì?

Theo dõi hành trình chỉ thực sự có giá trị khi thông tin được chuyển thành hành động. Ngay khi ETA hoặc thời gian đến dự kiến đã tương đối rõ, doanh nghiệp nên rà soát invoice, packing list, vận đơn, C/O, giấy phép, catalogue và hồ sơ kiểm tra chuyên ngành nếu mặt hàng có yêu cầu.

Song song đó, cần kiểm tra mã HS dự kiến, chính sách mặt hàng, thuế, tình trạng khai báo hải quan và phương án vận chuyển nội địa. Với hàng biển, nên theo dõi thêm thông báo hàng đến, lệnh giao hàng, phí hãng tàu, thời hạn miễn lưu container và miễn lưu bãi. Với hàng không, cần chú ý thời điểm hàng vào kho sân bay và chi phí lưu kho.

Việc chủ động từ trước giúp hạn chế tình trạng hàng đã đến nhưng hồ sơ chưa hoàn chỉnh, xe đã điều nhưng chưa lấy được hàng hoặc kho và bộ phận sản xuất không kịp sắp xếp kế hoạch tiếp nhận.

VIII. Tra cứu vận đơn có thay thế được việc theo dõi từ forwarder?

Không. Hệ thống tracking thường chỉ thể hiện các mốc vận chuyển chính. Trong khi đó, một lô hàng chỉ có thể được nhận thuận lợi khi nhiều công việc khác đã sẵn sàng: chứng từ đúng, thuế được xử lý, tờ khai đủ điều kiện thông quan, lệnh giao hàng đã có và phương tiện được điều phối phù hợp.

Có trường hợp tracking báo container đã dỡ tại cảng nhưng doanh nghiệp vẫn chưa thể lấy hàng vì thiếu lệnh giao hàng, hồ sơ cần chỉnh sửa hoặc tờ khai chưa hoàn tất. Vì vậy, tracking là công cụ để chủ động thông tin, không phải là toàn bộ quy trình theo dõi lô hàng.

IX. Smartlog Long Phú đồng hành xử lý hàng nhập khẩu

Với Smartlog Long Phú, theo dõi vận đơn không dừng ở việc kiểm tra hàng đang ở đâu. Thông tin lịch trình được kết nối với quá trình rà soát chứng từ, kiểm tra chính sách mặt hàng, khai báo hải quan và điều phối vận chuyển từ cảng hoặc sân bay về kho.

Khi lịch tàu thay đổi, hàng về sớm hơn dự kiến hoặc chứng từ phát sinh vấn đề, doanh nghiệp cần biết bước nào phải xử lý trước và bộ phận nào cần phối hợp. Việc có một đầu mối logistics theo sát toàn trình giúp hạn chế thời gian chờ, giảm nguy cơ phát sinh phí lưu kho, lưu bãi và tránh làm gián đoạn kế hoạch nhập hàng hoặc sản xuất.

X. Kết luận

Để theo dõi lô hàng quốc tế chính xác, doanh nghiệp cần xác định đúng loại mã và hệ thống phát hành. Tra đúng mã giúp biết hàng đang ở đâu; kết hợp thông tin đó với việc chuẩn bị chứng từ, hải quan và vận chuyển đúng thời điểm mới giúp lô hàng về kho thuận lợi, hạn chế chi phí phát sinh.