7 Cách Giảm Chi Phí Nhập Khẩu An Toàn: Đừng Để Hàng Về Cảng Mới Phát Sinh Phí

Trong nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp thường bắt đầu bằng một câu hỏi rất quen thuộc: “Bên nào báo cước rẻ nhất?”
Nghe qua có vẻ hợp lý, vì ai cũng muốn giảm chi phí. Nhưng thực tế, chi phí nhập khẩu không chỉ nằm ở cước vận chuyển quốc tế.
Có những lô hàng ban đầu được báo giá rất thấp, nhưng khi hàng về cảng lại phát sinh thêm phí local charge, phí chứng từ, phí nâng hạ, phí lưu kho, lưu bãi, phí sửa chứng từ, phí kiểm tra chuyên ngành, phí chờ xe hoặc phí xử lý hồ sơ.
Cuối cùng, khoản tiết kiệm nhỏ ban đầu lại không đủ bù cho chi phí phát sinh về sau.
Vì vậy, giảm chi phí nhập khẩu an toàn không có nghĩa là cắt mọi khoản phí. Cách đúng hơn là kiểm soát toàn bộ hành trình lô hàng: từ lúc đàm phán với nhà cung cấp, chọn điều kiện giao hàng, kiểm chứng từ, xác định mã HS, tính thuế, chọn tuyến vận chuyển, làm thủ tục hải quan đến khi hàng về kho.
Một lô hàng nhập khẩu hiệu quả không phải là lô hàng có báo giá thấp nhất, mà là lô hàng có tổng chi phí rõ ràng, ít phát sinh và không làm doanh nghiệp mất tiền oan tại cảng.
Nội dung bài viết mang tính tổng hợp và định hướng. Với từng lô hàng cụ thể, doanh nghiệp cần đối chiếu theo mã HS, mô tả hàng hóa, chứng từ thực tế và quy định hiện hành tại thời điểm làm thủ tục.

I. Vì sao doanh nghiệp dễ bị đội chi phí nhập khẩu?
Chi phí nhập khẩu thường bị đội lên vì doanh nghiệp chỉ nhìn một vài khoản dễ thấy như tiền hàng, cước vận chuyển và thuế nhập khẩu.
Trong khi đó, để đưa một lô hàng từ nước ngoài về đến kho tại Việt Nam, còn rất nhiều chi phí khác cần được tính trước.
Doanh nghiệp có thể phải trả phí tại cảng, phí hãng tàu, phí chứng từ, phí khai hải quan, phí kiểm tra chuyên ngành, phí lưu container, lưu bãi, phí nâng hạ, phí vận chuyển nội địa, phí sửa chứng từ hoặc chi phí phát sinh do chậm thông quan.
Vấn đề là nhiều khoản này không xuất hiện rõ ở báo giá ban đầu.
Một báo giá nhìn rẻ có thể chưa bao gồm đủ chi phí. Nếu doanh nghiệp không hỏi rõ từ đầu, đến khi hàng cập cảng mới biết tổng chi phí thực tế cao hơn dự kiến.
Ngoài ra, chi phí cũng dễ phát sinh do lỗi chứng từ, sai mã HS, chưa kiểm tra chính sách mặt hàng, C/O không hợp lệ, thiếu giấy phép, khai sai trị giá hoặc làm việc với quá nhiều đầu mối nhưng không có ai chịu trách nhiệm tổng thể.

II. Giảm chi phí nhập khẩu cần hiểu đúng: rẻ chưa chắc đã tiết kiệm
Trong logistics, “rẻ” và “tiết kiệm” không phải lúc nào cũng giống nhau.
Rẻ là khi một khoản phí được báo thấp hơn.
Tiết kiệm là khi tổng chi phí sau cùng hợp lý hơn, hàng đi đúng kế hoạch và rủi ro được kiểm soát.
Một phương án vận chuyển rẻ nhưng lịch tàu không ổn định có thể khiến hàng về trễ. Một báo giá khai hải quan thấp nhưng không hỗ trợ kiểm chứng từ có thể làm doanh nghiệp tự xử lý khi hồ sơ bị sai.
Một phương án mua CIF có vẻ đơn giản nhưng doanh nghiệp lại khó kiểm soát phí tại cảng đến. Một lô hàng gom không đúng cách có thể tiết kiệm cước ban đầu nhưng làm chậm toàn bộ kế hoạch nhận hàng.
Vì vậy, muốn giảm chi phí nhập khẩu an toàn, doanh nghiệp cần nhìn theo tổng chi phí, không chỉ nhìn từng khoản riêng lẻ.
Có thể hiểu đơn giản:
Tổng chi phí nhập khẩu = Tiền hàng + phí đầu xuất + vận chuyển quốc tế + local charge + thuế nhập khẩu + VAT + phí hải quan/chứng từ + kiểm tra chuyên ngành nếu có + vận chuyển nội địa + chi phí phát sinh
Chỉ khi tính đủ các khoản này, doanh nghiệp mới biết phương án nào thật sự tiết kiệm.

III. 7 cách giảm chi phí nhập khẩu mà vẫn an toàn

1. Tối ưu điều kiện mua hàng ngay từ lúc đàm phán
Chi phí nhập khẩu bắt đầu từ hợp đồng mua bán, không phải từ lúc hàng về cảng.
Điều kiện giao hàng như EXW, FOB, CIF hoặc các điều kiện khác sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc ai chịu trách nhiệm vận chuyển, ai kiểm soát chi phí và rủi ro được chuyển giao ở đâu.
Nhiều doanh nghiệp mới nhập hàng thường chọn theo đề xuất của nhà cung cấp mà chưa so sánh tổng chi phí.
Ví dụ, nhà cung cấp báo CIF nhìn có vẻ tiện vì đã bao gồm cước về cảng Việt Nam. Nhưng khi hàng về, doanh nghiệp có thể phát hiện các khoản phí tại cảng đến cao hơn dự kiến hoặc khó kiểm soát đầu mối vận chuyển.
Ngược lại, với FOB, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc chọn forwarder, kiểm soát lịch tàu, cước vận chuyển và các khoản phí liên quan.
Tuy nhiên, FOB cũng không phải lúc nào tốt hơn CIF. Điều quan trọng là phải so sánh tổng chi phí từ điểm lấy hàng đến kho nhận hàng, không chỉ so một khoản cước.
Trước khi chốt đơn, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp báo rõ điều kiện giao hàng, cảng đi, cảng đến, trách nhiệm giao hàng, thời gian sẵn sàng hàng và các khoản phí đã bao gồm.
Càng rõ từ đầu, doanh nghiệp càng ít bị bất ngờ khi hàng về.
2. Kiểm tra mã HS, thuế và chính sách mặt hàng trước khi đặt hàng
Một trong những cách giảm chi phí nhập khẩu hiệu quả nhất là kiểm tra mã HS và chính sách mặt hàng trước khi chuyển tiền đặt cọc.
Mã HS ảnh hưởng đến thuế nhập khẩu, VAT, chính sách quản lý chuyên ngành, giấy phép, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, công bố hợp quy và nhiều yêu cầu khác.
Nếu doanh nghiệp xác định sai mã HS, giá vốn có thể bị tính sai ngay từ đầu.
Có những lô hàng nhìn giá mua rất tốt, nhưng khi về Việt Nam mới phát hiện thuế cao hơn dự kiến hoặc hàng cần giấy phép chuyên ngành. Khi đó, doanh nghiệp không chỉ mất thêm tiền thuế mà còn có thể phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi trong thời gian bổ sung hồ sơ.
Ví dụ, một mặt hàng thiết bị điện có giá mua thấp nhưng thiếu catalogue, thông số kỹ thuật hoặc chưa kiểm tra chính sách mặt hàng. Khi hàng về cảng mới phát hiện cần bổ sung hồ sơ, doanh nghiệp có thể mất thêm thời gian xử lý và phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.
Với hàng mới nhập lần đầu, doanh nghiệp nên chuẩn bị catalogue, hình ảnh, thông số kỹ thuật, thành phần, công dụng, chất liệu và model để có cơ sở phân loại hàng hóa.
Không nên chỉ dựa vào mã HS do nhà cung cấp nước ngoài gửi, vì mã đó có thể không phù hợp khi khai báo tại Việt Nam.

3. Rà chứng từ trước khi hàng rời cảng xuất
Chứng từ sai là một trong những nguyên nhân gây mất tiền nhiều nhất tại cảng.
Chỉ cần sai tên công ty, sai địa chỉ, sai số kiện, sai trọng lượng, sai tên hàng, sai số invoice, sai vận đơn, C/O không khớp hoặc mô tả hàng quá chung chung, lô hàng có thể bị chậm thông quan.
Điểm đáng nói là nhiều lỗi chứng từ có thể xử lý khá dễ nếu phát hiện trước khi hàng rời cảng xuất.
Nhưng nếu hàng đã về Việt Nam mới phát hiện, doanh nghiệp có thể phải sửa bill, sửa invoice, xin lại C/O, bổ sung catalogue, giải trình hồ sơ hoặc chờ nhà cung cấp xác nhận.
Tất cả những việc này đều mất thời gian. Trong khi đó, thời gian tại cảng luôn gắn với chi phí.
Trước khi hàng đi, doanh nghiệp nên rà kỹ invoice, packing list, bill of lading, C/O nếu có, catalogue, giấy phép, chứng từ kiểm tra chuyên ngành và các tài liệu liên quan.
Các thông tin quan trọng phải khớp nhau về tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, điều kiện giao hàng, xuất xứ, người bán, người mua và mô tả sản phẩm.
Một bộ chứng từ sạch từ đầu giúp doanh nghiệp giảm rủi ro sửa hồ sơ, chậm thông quan và mất ưu đãi thuế.
4. Làm rõ local charge và phí phát sinh ngay từ báo giá đầu tiên
Nhiều doanh nghiệp chỉ hỏi cước vận chuyển quốc tế mà quên hỏi local charge và các khoản phí tại cảng.
Đây là nhóm chi phí dễ làm doanh nghiệp “vỡ kế hoạch” nhất vì thường chỉ thấy rõ khi hàng đã cập cảng.
Local charge có thể bao gồm nhiều khoản như phí chứng từ, phí lệnh giao hàng, THC, handling, CIC, CFS, phí vệ sinh container, phí nâng hạ, phí lưu bãi, phí lưu container hoặc các khoản khác tùy tuyến, hãng tàu, loại hàng và phương án vận chuyển.
Không phải khoản nào cũng có thể cắt. Nhưng doanh nghiệp có thể kiểm soát bằng cách yêu cầu báo giá rõ ràng ngay từ đầu.
Báo giá nên thể hiện khoản nào đã bao gồm, khoản nào chưa bao gồm, khoản nào có thể phát sinh và điều kiện phát sinh là gì.
Ví dụ, một báo giá cước biển nhìn rất thấp nhưng chưa thể hiện rõ phí đầu đến. Khi hàng cập cảng, doanh nghiệp mới thấy tổng local charge cao hơn dự kiến. Lúc này, hàng đã về nên khả năng thay đổi phương án gần như không còn nhiều.
Khi so sánh giữa các đơn vị vận chuyển, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn một dòng cước biển hoặc cước air. Cần so tổng chi phí về đến kho.
Một bên báo cước thấp nhưng local charge cao chưa chắc rẻ hơn một bên báo cước cao hơn nhưng minh bạch toàn bộ chi phí.
5. Chọn phương án vận chuyển theo nhu cầu thực tế, không theo thói quen
Không phải lô hàng nào cũng cần đi nhanh nhất. Cũng không phải lô hàng nào đi chậm nhất là tiết kiệm nhất.
Phương án vận chuyển nên được chọn dựa trên thời gian cần hàng, giá trị hàng, khối lượng, thể tích, yêu cầu bảo quản và kế hoạch bán hàng hoặc sản xuất.
Nếu hàng không quá gấp và có sản lượng phù hợp, đường biển thường giúp tối ưu chi phí hơn đường hàng không.
Nếu hàng nhỏ, chưa đủ container, hàng lẻ LCL có thể phù hợp hơn FCL.
Nếu hàng đủ sản lượng, FCL có thể tối ưu hơn về chi phí đơn vị và khả năng kiểm soát hàng.
Nếu hàng mẫu, linh kiện gấp hoặc hàng giá trị cao, đường hàng không có thể hợp lý dù chi phí cao hơn.
Điều quan trọng là doanh nghiệp cần tính theo tổng hiệu quả.
Một lô hàng đi chậm nhưng làm dừng dây chuyền sản xuất thì không còn tiết kiệm. Ngược lại, một lô hàng không gấp nhưng chọn air chỉ vì thiếu kế hoạch nhập hàng sẽ làm chi phí đội lên không cần thiết.
Giảm chi phí nhập khẩu đôi khi không nằm ở việc ép giá cước, mà nằm ở việc lập kế hoạch nhập sớm để có nhiều lựa chọn vận chuyển hơn.
6. Gom hàng đúng cách để giảm chi phí trên từng đơn vị sản phẩm
Với doanh nghiệp nhập nhiều đơn nhỏ từ nhiều nhà cung cấp, gom hàng có thể giúp giảm chi phí vận chuyển trên từng đơn vị sản phẩm.
Thay vì nhập rời rạc nhiều chuyến, doanh nghiệp có thể gom hàng về cùng một thời điểm, cùng tuyến hoặc cùng container nếu phù hợp.
Tuy nhiên, gom hàng không phải lúc nào cũng tốt.
Nếu gom các mặt hàng có chính sách nhập khẩu khác nhau, hàng cần bảo quản khác nhau, thời gian sẵn sàng hàng khác nhau hoặc chứng từ không rõ ràng, việc gom có thể làm lô hàng phức tạp hơn và chậm hơn.
Doanh nghiệp nên gom hàng khi đã kiểm soát được danh mục, mã HS, chứng từ, thời gian giao hàng và phương án đóng gói.
Với hàng từ nhiều nhà cung cấp, cần chuẩn hóa invoice, packing list, số kiện, trọng lượng, mô tả hàng và thông tin người nhận.
Gom hàng đúng cách giúp tiết kiệm. Gom hàng sai cách có thể làm doanh nghiệp mất nhiều tiền hơn tại khâu khai báo và xử lý phát sinh.
7. Làm việc với một đầu mối logistics có khả năng kiểm soát tổng thể
Một trong những nguyên nhân khiến chi phí nhập khẩu bị đội lên là doanh nghiệp làm việc với quá nhiều đầu mối: nhà cung cấp, bên gom hàng, forwarder, bên khai hải quan, bên vận tải nội địa, kho bãi, hãng tàu và người xử lý chứng từ.
Mỗi bên chỉ phụ trách một đoạn. Khi phát sinh lỗi, doanh nghiệp phải tự đứng giữa để điều phối.
Bên vận chuyển nói lỗi do chứng từ. Bên khai hải quan nói thiếu tài liệu từ nhà cung cấp. Nhà cung cấp lại nói đã giao đúng. Trong lúc các bên trao đổi qua lại, hàng vẫn đang nằm ở cảng và chi phí vẫn tiếp tục phát sinh.
Làm việc với một đầu mối logistics có khả năng kiểm soát tổng thể giúp doanh nghiệp giảm rủi ro đứt gãy thông tin.
Đơn vị này có thể hỗ trợ rà chứng từ, kiểm chính sách mặt hàng, tư vấn mã HS dự kiến, sắp xếp vận chuyển quốc tế, khai hải quan, kéo hàng nội địa và theo dõi các mốc thời gian quan trọng.
Điểm doanh nghiệp cần không chỉ là một báo giá thấp, mà là một người có thể nhìn được toàn bộ lô hàng và nhắc trước những điểm có thể gây phát sinh.

IV. Những khoản không nên cắt khi muốn giảm chi phí nhập khẩu
Có những khoản có thể tối ưu, nhưng cũng có những khoản không nên cắt nếu doanh nghiệp muốn nhập khẩu an toàn.
Không nên cắt bước kiểm tra chứng từ trước khi hàng đi.
Không nên bỏ qua kiểm tra mã HS và chính sách mặt hàng.
Không nên chọn phương án vận chuyển thiếu minh bạch chỉ vì rẻ hơn.
Không nên bỏ qua kiểm hàng nếu lô hàng có giá trị lớn hoặc nhập lần đầu.
Không nên bỏ qua giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc điều kiện nhập khẩu chỉ vì muốn xử lý nhanh.
Chi phí lớn nhất trong nhập khẩu nhiều khi không nằm ở khoản phí nhìn thấy trước, mà nằm ở khoản phạt, truy thu, lưu bãi, mất ưu đãi thuế, sửa chứng từ hoặc mất cơ hội bán hàng khi lô hàng bị chậm.
Vì vậy, giảm chi phí nhập khẩu an toàn là biết khoản nào nên tối ưu và khoản nào phải làm đúng ngay từ đầu.

V. Khi nào doanh nghiệp nên dùng dịch vụ nhập khẩu trọn gói?
Doanh nghiệp nên cân nhắc dịch vụ nhập khẩu trọn gói khi nhập hàng lần đầu, hàng có nhiều mã, nhiều nhà cung cấp, hàng cần giấy phép, hàng có kiểm tra chuyên ngành, hàng có C/O, hàng giá trị cao hoặc lô hàng cần đưa về đúng kế hoạch để phục vụ sản xuất, dự án hoặc bán hàng.
Dịch vụ trọn gói không có nghĩa là doanh nghiệp giao hết và không cần hiểu gì.
Ngược lại, doanh nghiệp vẫn cần nắm thông tin chính. Nhưng khi có một đơn vị đồng hành tổng thể, các khâu dễ phát sinh như chứng từ, mã HS, thuế, cước, local charge, hải quan và vận chuyển nội địa sẽ được kiểm soát tốt hơn.
Đặc biệt với doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có phòng xuất nhập khẩu mạnh, việc có một đối tác logistics đồng hành từ đầu sẽ giúp giảm rất nhiều chi phí ẩn.

VI. Smartlog Long Phú hỗ trợ doanh nghiệp giảm chi phí nhập khẩu như thế nào?
Với Smartlog Long Phú, giảm chi phí nhập khẩu không phải là cắt bớt những bước cần làm.
Cách tiếp cận đúng là giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro từ đầu, tính đủ chi phí và chọn phương án phù hợp với mục tiêu thực tế của từng lô hàng.
Smartlog Long Phú có thể đồng hành cùng doanh nghiệp theo từng giai đoạn.
Trước khi nhập hàng
Smartlog Long Phú có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà mã HS dự kiến, kiểm tra chính sách mặt hàng, thuế, VAT, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, C/O nếu có và các chứng từ cần chuẩn bị.
Ở giai đoạn này, mục tiêu là giúp doanh nghiệp nhìn rõ hơn tổng chi phí trước khi chốt đơn hoặc chuyển tiền đặt cọc cho nhà cung cấp.
Trước khi hàng rời cảng xuất
Smartlog Long Phú có thể phối hợp kiểm tra invoice, packing list, bill of lading, catalogue, thông số kỹ thuật, C/O, giấy phép hoặc các chứng từ chuyên ngành liên quan.
Việc rà từ sớm giúp hạn chế tình trạng hàng đã về Việt Nam nhưng chứng từ chưa khớp, thiếu thông tin hoặc phải sửa hồ sơ trong lúc chi phí tại cảng bắt đầu phát sinh.
Khi hàng về Việt Nam
Smartlog Long Phú có thể hỗ trợ khai báo hải quan, theo dõi phân luồng, phối hợp xử lý yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu có, sắp xếp vận chuyển nội địa và đưa hàng về kho, nhà máy hoặc điểm nhận theo kế hoạch của doanh nghiệp.
Với các lô hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, hàng máy móc, nguyên phụ liệu, hàng tiêu dùng, thiết bị, vật tư sản xuất hoặc hàng có nhiều mã, việc có một đầu mối theo sát giúp doanh nghiệp hạn chế đứt gãy thông tin giữa các bên.
Sau thông quan
Sau khi lô hàng được xử lý, Smartlog Long Phú có thể hỗ trợ doanh nghiệp lưu hồ sơ, đối chiếu chi phí, rà lại các điểm phát sinh và rút kinh nghiệm cho những lô hàng tiếp theo.
Đây là bước nhiều doanh nghiệp dễ bỏ qua, nhưng lại rất hữu ích nếu doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên hoặc muốn tối ưu chi phí dài hạn.
Giá tốt không phải là giá thấp nhất ở một khâu.
Giá tốt là tổng chi phí hợp lý, chứng từ chắc, hàng thông quan thuận lợi và doanh nghiệp không mất thêm vì những lỗi đáng lẽ có thể phòng trước..

VII. Kết luận
Giảm chi phí nhập khẩu an toàn là bài toán của cả quy trình, không phải chỉ là ép cước vận chuyển.
Doanh nghiệp muốn tránh mất tiền oan tại cảng cần kiểm soát từ sớm: điều kiện mua hàng, mã HS, thuế, chính sách mặt hàng, chứng từ, local charge, phương án vận chuyển, gom hàng và đầu mối logistics.
Trong nhập khẩu, càng chuẩn bị muộn thì càng ít lựa chọn và càng dễ phát sinh chi phí.
Ngược lại, nếu kiểm từ trước khi đặt hàng, doanh nghiệp có thể chọn phương án phù hợp hơn, dự toán chính xác hơn và giảm rủi ro khi hàng về Việt Nam.
Một lô hàng nhập khẩu hiệu quả không phải là lô hàng rẻ nhất trên báo giá.
Đó là lô hàng về đúng kế hoạch, chi phí rõ ràng, hồ sơ an toàn và không khiến doanh nghiệp phải trả thêm vì những sai sót có thể tránh được.